Iedere ondernemer krijgt er wel eens mee te maken, een spookfactuur. Dit zijn facturen voor producten en diensten die u nooit hebt afgenomen.
Er bestaat een kans dat u een aanbieding krijgt in de vorm van een factuur. Of u doet zaken met een debiteur die niet is wie hij zegt, waardoor je goederen en/of diensten levert zonder dat je betaald krijgt. Hoe voorkomt u dat u slachtoffer wordt? In dit blog hebben wij een aantal nuttige tips voor u op een rij gezet.
Er zijn 2 soorten spookfacturen:
Een aanbieding in de vorm van een factuur. Uit de kleine lettertjes blijkt dat het gaat om een aanbieding. In dit geval hoeft u niet te betalen en het nemen van maatregelen is ook niet nodig.
Een echte factuur zonder tegenprestatie. U ontvangt de factuur zonder dat u opdracht hebt gegeven tot levering van goederen of een dienst. Het kan zijn dat er sprake is van een administratieve vergissing of fraude.
In bovenstaande gevallen is het van belang om te vragen aan de afzender waarom u de factuur heeft ontvangen. Zonder een bewijs van uw opdracht kan er nooit van u verplicht worden om de betaling te voldoen.
Hoe kunt u een spookfactuur herkennen?
Spookfacturen zijn vaak lastig te onderscheiden van echte facturen. Let daarom goed op de volgende punten bij het beoordelen van een factuur:
Wie is de afzender van de factuur? Ga na of u de afgelopen tijd één of meerdere bestellingen heeft geplaatst bij de afzender. Zoek informatie over de afzender op het internet en bij twijfel, neem contact op met de afzender.
Check het order- en/of factuurnummer op de factuur. Controleer in uw administratie of u een inkooporder of orderbevestiging vindt die overeenkomt met de factuur.
Controleer het emailadres waarmee de factuur is verzonden en of deze de juiste domeinnaam bevat. Fraudeurs gebruiken vaak domeinnamen die erg lijken op het origineel. De verschillen kunnen nihil zijn, let daarom extra goed op.
Aan wie is de factuur gericht? Bij een spookfactuur wordt vaak een algemene aanhef gebruikt en niet aan een persoon gericht.
Bij spookfacturen gaat het vaak om relatief kleine bedragen. De fraudeur gaat er vanuit dat u facturen met kleine bedragen niet uitvoerig controleert.
Controleer of het bankrekeningnummer op de factuur voorkomt in uw administratie. Wees met name alert op buitenlandse bankrekeningen. Fraudeurs maken hier veelvuldig gebruik van.
Spookfacturen kunt u vaak herkennen aan de kleine lettertjes. Er staat bijvoorbeeld: 'Dit is een aanbieding, geen factuur' of het woord ‘offerte’ wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: 'Indien u met deze offerte akkoord gaat...'.
Loop geen risico en kies voor zekerheid
Een kredietverzekering beschermt uw onderneming tegen schade die u oploopt door onbetaalde facturen. Uw klant kan bijvoorbeeld failliet gaan, of zich financieel amper boven water houden. Onbetaalde facturen komen niet alleen voor bij onbekende of nieuwe klanten, bijna 50 procent van alle non-betalingen ontstaan bij afnemers waarmee u een stabiele relatie heeft opgebouwd. Met een kredietverzekering krijgt u alsnog uw geld als uw klant niet in staat is om te betalen. Zo wordt ondernemen ineens een heel stuk aantrekkelijker en kunt u zich focussen op dat waar u als ondernemer het beste in bent.
Meer informatie of gratis advies van één van onze experts?