Debiteurenadministratie inrichten: zo krijg je sneller betaald

Een goede debiteurenadministratie is de ruggengraat van een gezonde cashflow. Toch geven veel ondernemers het beheer van openstaande facturen een lage prioriteit, met als gevolg dat hun debiteurentermijn oploopt en het werkkapitaal vastzit. Volgens cijfers van het MKB wordt circa 25% van alle faillissementen veroorzaakt door debiteuren die niet of te laat betalen (bron: Atradius whitepaper 'Voorkom faillissement door onbetaalde facturen', op basis van CBS-faillissementsstatistieken). Voor jou als ondernemer is dat een risico dat je grotendeels zelf in de hand hebt.

Een sterke debiteurenadministratie levert je drie concrete voordelen op: je facturen worden sneller voldaan, je liquide middelen blijven beschikbaar voor groei, en je krijgt vroegtijdig signaal van klanten die in financiële problemen komen. In deze blog lees je in 5 duidelijke stappen hoe je je debiteurenadministratie inricht, welke timing je hanteert bij betalingsherinneringen en aanmaningen, en hoe je het debiteurenrisico verkleint vóór je een nieuwe klant accepteert.

Hoe kan je een goede debiteurenadministratie inrichten?

Een sterke debiteurenadministratie biedt inzicht in jouw debiteurenportefeuille. Bijvoorbeeld welke vorderingen er al een aanzienlijke termijn openstaan. Dit inzicht zorgt ervoor dat je tijdig kunt (bij)sturen. Bepaal dus in eerste instantie wat er nodig is om het benodigde inzicht in jouw debiteurenportefeuille te verkrijgen. Het kan zijn dat je enkele facturen per maand verstuurd en dat je daardoor prima uit de voeten komt met een Excel-bestand. Wanneer het aantal wat groter is, dan is een investering in goede software geen overbodige luxe. Daarmee kan je het proces voor jouw debiteurenadministratie goed inrichten. Ofwel het proces dat plaatsvindt wanneer jouw factuur niet tijdig betaald wordt. Een goed ingericht proces kan er als volgt uitzien:

Debiteurenadministratie inrichting stappenplan

Een effectief proces voor je debiteurenadministratie ziet er voor de meeste MKB-bedrijven als volgt uit. De timing tussen de stappen is leidend: hoe strakker je hierop zit, hoe groter de kans op snelle betaling.

• Stap 1. Verstuur de factuur direct na levering, met een duidelijke betalingstermijn Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij zakelijke klanten. Voor leveringen aan de overheid geldt sinds 2013 wettelijk maximaal 30 dagen, en tussen bedrijven onderling mag de afgesproken termijn in beginsel niet langer zijn dan 60 dagen (bron: KVK Ondernemersplein). Zet de betalingstermijn altijd duidelijk op de factuur en stuur de factuur op de dag van levering of uiterlijk op de 15e van de maand na levering.
• Stap 2. Stuur binnen 5 werkdagen na het verstrijken een betalingsherinnering Wacht niet langer dan 5 werkdagen. Een vriendelijke betalingsherinnering met een nieuwe deadline van 7 dagen volstaat in de meeste gevallen. Tip: noem in de herinnering al dat je bij uitblijven van betaling de wettelijke rente in rekening gaat brengen, conform artikel 6:119a BW voor handelstransacties.
• Stap 3. Bel je klant persoonlijk op Een telefoontje werkt vaak beter dan een tweede schriftelijke herinnering. Je hoort direct of er een probleem speelt (klacht over de levering, tijdelijke betalingsproblemen, of administratieve vertraging) en kunt ter plekke afspraken maken. Een beller krijgt sneller betaald: leg de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast in een korte bevestigingsmail.
• Stap 4. Verstuur een aanmaning met ingebrekestelling Wordt er na 14 dagen nog steeds niet betaald, stuur dan een formele aanmaning met ingebrekestelling. Geef de klant een laatste termijn van 14 dagen om te betalen (de wettelijke termijn bij zakelijke en consumententransacties) en kondig aan dat je de vordering anders uit handen geeft. Vermeld concreet de aanmaningskosten en wettelijke rente die je in rekening brengt.
• Stap 5. Geef de vordering uit handen aan een incassobureau of deurwaarder Blijft betaling uit, geef de vordering dan over aan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat. Een incassobureau verstuurt brieven en kan namens jou onderhandelen; een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten en bijvoorbeeld beslag leggen (bron: KVK Ondernemersplein). Kies een partij die in jouw branche en, bij buitenlandse klanten, in het juiste land actief is.

Naast deze 5 stappen is het verstandig om vooraf de kredietwaardigheid van een nieuwe klant te controleren. Vraag een uittreksel uit het KVK Handelsregister op, raadpleeg eventueel kredietbeoordelaars, en leg een eigendomsvoorbehoud vast in je algemene voorwaarden zodat je geleverde goederen kunt terugvorderen bij wanbetaling.

Wat lever het op? Meet je debiteurenadministratie met DSO

Wil je weten of je debiteurenadministratie écht werkt, meet dan je DSO (Days Sales Outstanding). DSO geeft aan hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen de factuurdatum en de daadwerkelijke betaling. De berekening:

DSO = (totaal openstaande debiteuren ÷ totale omzet over de periode) × aantal dagen in de periode

Een gezond MKB-bedrijf in Nederland streeft naar een DSO van 30 tot 45 dagen. Hoe lager je DSO, hoe sneller je geld binnenkomt en hoe meer liquide middelen je beschikbaar hebt voor groei. Houd je DSO maandelijks bij en let op stijgende trends: een DSO die maand op maand oploopt is vaak het eerste signaal dat je debiteurenadministratie strakker moet.

Een goede debiteurenadministratie zorgt ervoor dat het bedrag wat bij jouw debiteur uit staat sneller op de rekening staat. Dit zorgt er dan weer voor dat er meer liquide middelen beschikbaar zijn. Je kunt dan makkelijker de rekeningen betalen. Het geeft echter ook ruimte om de ambities die jij met jouw onderneming hebt te financieren. Als je wilt groeien dien je vaak een aantal zaken voor te financieren. Bijvoorbeeld door het aanleggen van extra voorraad of het aannemen van extra personeel. Wanneer jouw debiteuren te lang uitstaan dan kan het zijn dat er onvoldoende liquide middelen beschikbaar zijn om dit voor te financieren. Een externe financiering is dan nodig en dit levert vaak de nodige vertraging op. Daarnaast kan een goede debiteurenadministratie essentieel zijn om de continuïteit van jouw onderneming te borgen. Wist je dat ongeveer 25% van de faillissementen in het MKB wordt veroorzaakt door debiteuren die niet of te laat betalen? Met een strak ingerichte debiteurenadministratie heb je dit risico voor een groot deel zelf in de hand.

Een kredietverzekering als goede aanvulling op uw debiteurenadministratie

Met een kredietverzekering van Atradius heb je een krachtige aanvulling op jouw debiteurenadministratie. Allereerst geven wij je de mogelijkheid om een professionele kredietwaardigheidscheck op jouw potentiële klant uit te voeren.

Je geniet ook van de incassoservice Atradius Collections: een incassobureau met wereldwijde dekking. Blijft betaling van je debiteur uiteindelijk toch volledig uit? Dan is 90% van jouw vordering verzekerd.

Met een kredietverzekering dek je het debiteurenrisico volledig af, zodat je ongestoord jouw groeiambities kunt realiseren. En gewoon kunt blijven ondernemen.