Debiteurenadministratie: Een belangrijk instrument

Debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van jouw onderneming. Maar begrijpelijkerwijs is het niet de favoriete bezigheid van de meeste ondernemers.

Dat heeft als gevolg dat er vaak te weinig aandacht aan wordt besteed, waardoor de debiteurentermijn te lang is. En dat brengt nadelen met zich mee.

Doordat jouw facturen te laat worden betaald, heb je te weinig financiële middelen om jouw groeiambities te realiseren. Doordat jouw liquide middelen vastzitten in je debiteuren, kan het zelfs gebeuren dat je niet langer aan jouw eigen verplichtingen kan voldoen. Bijvoorbeeld jouw eigen rekeningen betalen voor leveranciers en dergelijke.

Het is dus de hoogste tijd om jouw eigen debiteurenadministratie onder de loep te nemen. Met de informatie in dit artikel kan je flinke slagen maken, waardoor je verantwoord kunt ondernemen.

Hoe kan je een goede debiteurenadministratie inrichten?

Een sterke debiteurenadministratie biedt inzicht in jouw debiteurenportefeuille. Bijvoorbeeld welke vorderingen er al een aanzienlijke termijn openstaan. Dit inzicht zorgt ervoor dat je tijdig kunt (bij)sturen. Bepaal dus in eerste instantie wat er nodig is om het benodigde inzicht in jouw debiteurenportefeuille te verkrijgen. Het kan zijn dat je enkele facturen per maand verstuurd en dat je daardoor prima uit de voeten komt met een Excel-bestand. Wanneer het aantal wat groter is, dan is een investering in goede software geen overbodige luxe. Daarmee kan je het proces voor jouw debiteurenadministratie goed inrichten. Ofwel het proces dat plaatsvindt wanneer jouw factuur niet tijdig betaald wordt. Een goed ingericht proces kan er als volgt uitzien:

Debiteurenadministratie inrichting stappenplan

Een betalingsherinnering versturen (ongeveer twee dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur);
Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (twee dagen nadat de termijn in de eerste betalingsherinnering is verstreken);
Telefonisch contact opnemen met je klant wanneer betaling uitblijft, waarbij je eventueel een betalingsregeling treft;
De definitieve aanmaning/ingebrekestelling versturen;
Uit handen geven aan een incassobureau.

De bovengenoemde stappen strak opvolgen is belangrijk om jouw proces effectief in te richten. Hiermee laat je jouw klant zien dat je hier kort op zit. Dat maakt de kans op betaling aanzienlijk groter. Naast een goede inrichting van jouw processen, is het verstandig om de kredietwaardigheid van jouw nieuwe klant te checken, alvorens een nieuwe samenwerking aan te gaan. Indien jouw nieuwe relatie niet kredietwaardig is, dan kan je eventueel andere betalingsafspraken treffen. Hiermee verklein je het debiteurenrisico dat jij als ondernemer draagt.

Wat levert een goede debiteurenadministratie op?

Een goede debiteurenadministratie zorgt ervoor dat het bedrag wat bij jouw debiteur uit staat sneller op de rekening staat. Dit zorgt er dan weer voor dat er meer liquide middelen beschikbaar zijn. Je kunt dan makkelijker de rekeningen betalen. Het geeft echter ook ruimte om de ambities die jij met jouw onderneming hebt te financieren. Als je wilt groeien dien je vaak een aantal zaken voor te financieren. Bijvoorbeeld door het aanleggen van extra voorraad of het aannemen van extra personeel. Wanneer jouw debiteuren te lang uitstaan dan kan het zijn dat er onvoldoende liquide middelen beschikbaar zijn om dit voor te financieren. Een externe financiering is dan nodig en dit levert vaak de nodige vertraging op. Daarnaast kan een goede debiteurenadministratie essentieel zijn om de continuïteit van jouw onderneming te borgen. Wist je bijvoorbeeld dat 25% van de faillissementen wordt veroorzaakt door te laat betalende debiteuren?

Een kredietverzekering als goede aanvulling op uw debiteurenadministratie

Met een kredietverzekering van Atradius heb je een krachtige aanvulling op jouw debiteurenadministratie. Allereerst geven wij je de mogelijkheid om een professionele kredietwaardigheidscheck op jouw potentiële klant uit te voeren.

Je geniet ook van de incassoservice Atradius Collections: een incassobureau met wereldwijde dekking. Blijft betaling van je debiteur uiteindelijk toch volledig uit? Dan is 90% van jouw vordering verzekerd.

Met een kredietverzekering dek je het debiteurenrisico volledig af, zodat je ongestoord jouw groeiambities kunt realiseren. En gewoon kunt blijven ondernemen.