Voorbeeld aanmaning

Hoe ga ik te werk voordat ik een aanmaning verstuur?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de markt waarin je werkt, B2C of B2B. In dit blog besteden we aandacht aan de procedure voor de B2B markt.

Het verschil tussen de twee markten is dat een aanmaning voor een particulier aan een aantal wettelijke eisen dient te voldoen. Zodoende is de procedure (met of zonder incassobureau) in de B2C markt beduidend anders.

De procedure voor het versturen van een aanmaning aan een andere onderneming bestaat uit de volgende vier stappen:

1. Een eerste betalingsherinnering/aanmaning versturen (ongeveer 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur);
2. Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (2 dagen nadat de termijn in de eerste aanmaning is verstreken);
3. Telefonisch contact opnemen met je klant als betaling uitblijft;
4. Een aanmaning/ingebrekestelling versturen.

Uiteraard wil je bij de eerste stappen de relatie met jouw klant zoveel mogelijk in stand houden. Je klant zal hoogstwaarschijnlijk begrijpen dat je een herinnering stuurt wanneer een betaling uitblijft. Een strakke en klantvriendelijke inrichting van de aanmaningsprocedure verhoogt de kans op betaling. De professionaliteit van jou en jouw onderneming staat zo namelijk met de poten in de klei. Daardoor voelt jouw klant een grotere betalingsplicht en -drang. Is je klant voldoende liquide? Dan zal hij of zij over het algemeen na stap 1 of 2 in de procedure de openstaande facturen betalen. Versturing van een aanmaning is in dat geval niet noodzakelijk.

Een klantvriendelijke aanmaning

Ben je toch genoodzaakt om de aanmaning ofwel ingebrekestelling te versturen? Een gepaste insteek is dan sterk aan te raden. Daarmee kan je voorkomen dat de relatie met jouw klant onder druk komt te staan. Tip voor een klantvriendelijke insteek: breng de incassokosten niet gelijk in rekening. Daarmee vergroot je de kans dat de relatie in stand blijft, waardoor de kans dat het te vorderen bedrag binnenkomt aanzienlijk groter wordt.

Waar moet een aanmaning aan voldoen?

Het is verstandig om een aantal zaken te benoemen in de aanmaning die nodig zijn om een juridische procedure op te starten. Zo benoem je onder andere dat je de (juridische) kosten in rekening zal brengen bij het uitblijven van betaling. Verder stel je de klant op de hoogte dat er overdracht naar een incassobureau plaatsvindt wanneer de vordering niet voldaan wordt. Het benoemen van deze twee zaken kan overigens helpen om de klant toch nog over te laten gaan tot betaling van de factuur. De toonzetting mag bij een aanmaning namelijk wat zakelijker. Hierdoor heeft jouw klant in de gaten dat het echt menens is en krijgt de betaling van uw factuur ineens meer prioriteit. Overigens is het handig om in de brief te verwijzen naar de eerdere herinneringen die zijn verstuurd en wat de consequenties zijn bij het uitblijven van betaling.

Hoe voorkom ik dat ik een aanmaning moet versturen?

Er is niets frustrerender dan steeds achter je debiteuren aan te moeten gaan. Erger nog is het uiteindelijk afboeken van vorderingen, omdat jouw klant je niet meer kan betalen. Dit is niet altijd te voorkomen. Er zijn echter wel een aantal handelingen waarmee je dit risico zoveel mogelijk beperkt:

Een kredietwaardigheidscheck doen van je grootste afnemers;
Ervoor zorgen dat je een goed incassobureau kunt inschakelen indien nodig;
Het verzekeren van jouw vorderingen