Voorbeeld herinneringsfactuur

Waarom tijdig een herinneringsfactuur sturen?

Een strak debiteurenbeheer is tevens van belang indien je op factuurbasis werkt. Niet alleen komt het professioneel over richting jouw klant; het waarborgt tijdige betalingen. Daardoor heb je meer liquide middelen op de rekening staan, welke gebruikt kunnen worden om te ondernemen. Jouw liquide middelen zijn vooral van belang om je groeiambities mee te financieren.

Tijdig herinneren brengt ook klanten in beeld die door liquiditeitsproblemen jouw factuur niet kunnen voldoen. Daardoor kan je maatregelen treffen. Binnen jouw onderneming is het goed om het debiteurenrisico goed in beeld te brengen – en waar mogelijk te beperken. Het tijdig versturen van een betalingsherinnering is één van de maatregelen waarmee je het debiteurenrisico beperkt. Het inschakelen van een incassobureau, de kredietwaardigheidscheck voor nieuwe klanten en jouw debiteuren verzekeren zijn aanvullende acties om het debiteurenrisico te beperken.

Wat doe ik na het versturen van de eerste herinneringsfactuur?

Het komt regelmatig voor dat de vordering - ook na het versturen van de eerste herinneringsfactuur niet wordt betaald. Het is verstandig om na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste herinnering daarom eerst telefonisch contact op te nemen. Mocht jouw debiteur simpelweg nalatig zijn, dan helpt een telefonische reminder zeker om de vordering snel op je rekening binnen te hebben.

Wanneer er sprake is van liquiditeitsproblemen bij jouw debiteur, dan kan een belafspraak ook zeer nuttig zijn. Indien jouw debiteur welwillend is, kan er in een gesprek vaak ruimte ontstaan om samen tot een goede oplossing te komen. Zoals een betalingsregeling. Niet enkel een handige regeling om je vordering te innen, maar ook om de relatie met jouw klant te bewaken.

Betalingsregelingen kan je het best schriftelijk vastleggen. Mocht de stroeve samenwerking onverhoopt uitlopen in een juridische procedure, dan heb je de aangepaste afspraken vastgelegd als bewijs.

Werpt ook het telefonische gesprek geen vruchten af? Dan kan je alsnog de tweede herinneringsfactuur – ook wel tweede aanmaning genoemd – versturen. Werkt ook de tweede aanmaning niet, dan wordt het tijd voor de ingebrekestelling. Hierin vermeld je dat je de vordering uitbesteed aan een incassobureau wanneer betaling vooralsnog uitblijft. En dat je de daarbij horende kosten bij jouw debiteur in rekening brengt.