Incasso uitbesteden: wel of niet?

Wanneer je meerdere facturen per maand verstuurt, dan weet je dat het beheren van de debiteuren een arbeidsintensief proces kan zijn.

Er is namelijk een aanzienlijk groot deel die de factuur te laat betaalt. Zeker wanneer je aan het groeien bent, ontstaat het gevaar dat het debiteurenbeheer niet de aandacht krijgt die het verdient. Hierdoor kan er een behoorlijke druk komen te staan op de liquiditeiten binnen jouw onderneming. Incasso uitbesteden of in ieder geval een deel daarvan kan dan een verstandige keuze zijn. De vraag is echter: tot welk niveau doe je dat en op welke manier? In dit artikel vertellen wij je graag meer over het uitbesteden van de incasso.

Incasso uitbesteden: wat doe je zelf en wat besteed je uit?

Bij incasso uitbesteden is de vraag welk deel je binnen jouw eigen onderneming doet en wat je uitbesteed. Regelmatig komt het voor dat het eerste deel van het debiteurenbeheer binnen de onderneming zelf gebeurt. Pas na een aantal aanmaning wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. Vervolgens zal het incassobureau via minnelijke incasso en juridische incasso trachten de vordering te incasseren. Dit betekent dat het versturen van de herinneringsfactuur, 2e herinnering, laatste aanmaning en het telefonisch contact binnen de onderneming zelf gebeurt. Dit eerste deel is een belangrijk element in het debiteurenbeheer dat je niet moet onderschatten. In deze fase vindt er namelijk een cruciaal deel plaats van de dossieropbouw. Dit dossier is van belang, mocht het komen tot een juridische incassoprocedure. Voor deze fase geldt dus dat het belangrijk is om af te wegen of je dit binnen de eigen onderneming kunt organiseren.

Zeker wanneer je in een forse groeifase zit, is deze overweging belangrijk. Dit deel van het incassotraject kan namelijk ook eenvoudig en moeiteloos uitbesteed worden. Een externe partij gaat dan het debiteurenbeheer voor jou doen. Vaak opereren ze dan onder jouw vlag. Op die manier heeft de klant niet in de gaten dat de herinnering komt van een externe partij. Daarmee staat de klantrelatie niet onder druk. De incasso uitbesteden heeft als extra voordeel dat jouw onderneming flexibeler is op het gebied van debiteurenbeheer. De externe partij kan namelijk over het algemeen makkelijker opschalen als het aantal klanten fors toeneemt. Daarnaast zullen er over het algemeen meer mensen werken bij een incassobureau die ruime ervaring hebben met het uitvoeren van het debiteurenbeheer. Een mogelijk nadeel is dat de externe partij veel minder gevoel en passie heeft voor jouw onderneming. Hierdoor is het een mogelijk risico dat het uitbesteden nadelige gevolgen heeft voor de relatie met jouw klant.

Hoe kan je zoveel mogelijk voorkomen dat je incasso moet uitbesteden?

Uiteraard is het nooit fijn om achter jouw geld aan te moeten gaan. Daarom is het zeker de moeite waard om vooraf te bepalen hoe jij kunt voorkomen dat je een incasso moet uitbesteden. Hierbij is het belangrijkste preventiemiddel om vooraf goed in kaart te brengen met wie je zaken gaat doen.

Dit kan je doen door een kredietwaardigheidscheck te doen van jouw potentiële klant. Dit geeft een concreet beeld in hoeverre deze potentiële klant in staat is tijdig jouw facturen te betalen. Indien een potentiële klant minder kredietwaardig blijkt te zijn, dan kan je hier rekening mee houden door andere betalingsafspraken te maken. Je kunt bijvoorbeeld bedingen dat jouw klant een deel of het volledige bedrag vooruitbetaalt. Daarmee sluit je het risico voor een groot deel uit. Als je de eerste fase van het debiteurenbeheer zelf doet, zorg dan dat het goed georganiseerd is.

Zorg dat het proces volledig is uitgeschreven. Dus wanneer verstuur je de 1e herinnering op en wanneer neem je telefonisch contact op? En op welk moment draag je de vordering over aan een incassobureau? Maak duidelijke afspraken hierover. Zorg er daarbij ook voor dat het debiteurenbeheer een duidelijke plek heeft binnen jouw onderneming. Bovendien is het verstandig om iemand verantwoordelijk te stellen voor de resultaten. Hiermee zorg je ervoor dat de kans groot is dat je de vordering geïnd krijgt zonder dat je de incasso hoeft uit te besteden.

Incasso uitbesteden en Atradius

Met een kredietverzekering bij Atradius besteed je belangrijke elementen van het incassotraject uit. Zo kan je vooral een goede kredietwaardigheidscheck doen.

Wanneer uit het eigen incassotraject niet het gewenste resultaat komt, dan kan je de vordering overdragen aan Atradius Collections. Dit is een uitstekend incassobureau met wereldwijde dekking. Blijkt de vordering oninbaar? Dan is 90% verzekerd en dat wordt ook uitgekeerd.