Het incassobureau: een belangrijke samenwerkingspartner

Wat betekent het voor de continuïteit van jouw organisatie als één of meerdere van jouw klanten hun facturen niet (tijdig) betalen?

Een strak debiteurenbeheer is essentieel, je verkleint het debiteurenrisico waardoor jij veiliger zaken kunt doen. Een strak debiteurenbeheer betekent het treffen van maatregelen om de kans op tijdige betalingen te vergroten.

Bij deze risicobeperking hoort ook een goed incassobureau: de laatste maatregel om jouw vordering rond te krijgen. Als ondernemer zijn er afwegingen te maken met betrekking tot welk incassobureau je wenst in te schakelen. Na het lezen van dit blog kan je een weloverwogen keuze maken.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Voordat je een incassobureau inschakelt, onderneem je in jouw debiteurenbeheer zelf een aantal acties. Zo verstuur je kort na het verstrijken van de betalingstermijn de eerste herinneringsfactuur. Blijft betaling uit dan verstuur je een tweede herinnering factuur. Hierna zoek je telefonisch contact met jouw debiteur, om te verzoeken de vordering te voldoen. Blijft de betaling toch nog uit, dan verstuur je de definitieve aanmaning ook wel ingebrekestelling genoemd. Wanneer je deze stappen en acties volgt, is de kans dat jouw debiteur tot betaling overgaat aanzienlijk groter. Het komt echter voor dat er zelfs dan niet wordt betaald. In dat geval geef je de vordering uit handen aan een incassobureau.

De incassoprocedure

In eerste instantie zal het incassobureau een minnelijke incassoprocedure starten. Dit betekent dat zij, net zoals jij gedaan hebt, via schriftelijke en telefonische reminders trachten jouw debiteur te bewegen tot betaling. In deze fase wordt tevens gekeken naar mogelijke betalingsregelingen. Dit is in de praktijk vaak een succesvolle oplossing die leidt tot de beste resultaten. Een ander groot voordeel hiervan is dat het de klantrelatie niet schaadt. Sterker nog: de klant zal je waarschijnlijk dankbaar zijn vanwege het meedenken in de liquiditeitskrapte die jouw klant op dat moment mogelijk ervaart. Mocht jouw klant deze liquiditeitskrapte in een latere fase opgelost hebben, dan zal deze zeker genegen zijn om de samenwerking met jou te intensiveren.

Minnelijke incasso bestaat uit werkzaamheden die je zelf ook zou kunnen uitvoeren. Er zijn echter een aantal redenen om dit toch aan een incassobureau over te laten:

• Dit arbeidsintensieve proces uit handen geven betekent voor jou meer focus op je core business;
• Het betekent voor jouw debiteur automatisch meer druk om tot betaling over te gaan;
• Debiteuren zijn sneller geneigd om tot betaling over te gaan, omdat eventuele registratie in een databank negatieve gevolgen kan hebben;
• Er is meer expertise en ervaring, wat een grotere kans oplevert op het innen van de vordering.

Wat doet een incassobureau na de minnelijke incassoprocedure?

Na de minnelijke incasso volgt de juridische incassoprocedure. De kans dat je via een niet-juridische weg de vordering kunt incasseren is op dit punt zeer klein geworden. In deze fase heb je waarschijnlijk ook niet meer de intentie om de klantrelatie te behouden. De eerste stap in de juridische incassoprocedure is het opstellen van de dagvaarding voor jouw debiteur. Dit betekent ook dat jouw debiteur wordt verzocht op een bepaalde datum voor de rechter te verschijnen. Er is hierin voor de debiteur ruimte om schriftelijk aan de rechter te laten weten waarom de vordering niet betaald hoeft te worden.

De juridische benaming voor dit schriftelijke stuk aan de rechter is: “conclusie van antwoord”. Met dit stuk kan de rechter beoordelen of een zitting nodig is. De schuldeiser heeft overigens ook weer een mogelijkheid om schriftelijk te reageren.

Er zijn regelmatig situaties waarin een debiteur niet verschijnt op de zitting. De debiteur kan dan bij verstek worden veroordeeld. Mocht jouw debiteur alsnog niet willen betalen, dan volgt er een beslaglegging of executie.

Atradius als incassopartner

Een goede incassopartner vinden voor een effectieve samenwerking kan lastig en kostbaar zijn. Om het debiteurenrisico te beperken, is het wel een raadzame maatregel om te treffen. Je wilt jouw onderneming vanzelfsprekend beschermen, evenals jouw eigen resources.

Het grote voordeel van een kredietverzekering bij Atradius is dat de incassoprocedure onderdeel is van de dienstverlening. Onderdeel van Atradius is Atradius Collections: een incassopartner met wereldwijde dekking.

Waar jouw debiteur zich ook bevindt: via Atradius Collections heb je de mogelijkheid om een incassoprocedure op te starten. Het voordeel is dat jouw debiteuren ook verzekerd zijn.

Mocht de vordering niet meer te incasseren zijn, dan wordt alsnog 90% van jouw vordering uitgekeerd. Daarmee heb je het debiteurenrisico uitstekend afgedekt en kan jij je volledig focussen op het realiseren van jouw gestelde doelen. Daar ben je tenslotte ondernemer voor.