Debiteurentermijn berekenen: formule, rekenvoorbeeld en valkuilen

Een lange debiteurentermijn kan een behoorlijk remmende factor zijn op de groeiambities van een onderneming. Er gaat in dat geval namelijk meer cash dan nodig vastzitten in jouw debiteuren.

Deze te lange debiteurentermijn kan verschillende oorzaken hebben. Er is bijna altijd sprake van te weinig aandacht voor het debiteurenbeheer. Wanneer hier geen goed inzicht in is en er dus tevens te weinig actie is als de betalingstermijn wordt overschreden, resulteert dat altijd in een te lange debiteurentermijn. Naast dat het jouw groei belemmert, kan het tevens consequenties hebben voor de continuïteit van je onderneming. Onbetaalde en te laat betaalde facturen behoren tot de belangrijkste oorzaken van betalingsproblemen bij Nederlandse mkb-bedrijven.

Hoe bereken je de debiteurentermijn?

De debiteurentermijn, ook wel Days Sales Outstanding (DSO) genoemd, geeft aan hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat je klanten hun factuur betalen. Je berekent de debiteurentermijn met deze formule:
DSO = (gemiddeld openstaand debiteurensaldo / omzet op rekening) × aantal dagen in de periode

Een praktisch voorbeeld: over de afgelopen 90 dagen had je gemiddeld €120.000 aan openstaande facturen. In diezelfde periode realiseerde je €360.000 omzet op rekening.

DSO = (120.000 / 360.000) x 90 = 30 dagen

Je debiteurentermijn bedraagt in dit geval 30 dagen. Dat betekent dat je gemiddeld 30 dagen wacht op betaling na het versturen van een factuur. Hoe lager de DSO, hoe gezonder je cashflow.

Wat is een goede debiteurentermijn?

Als vuistregel geldt dat je DSO niet meer dan 10 tot 15 dagen boven je gehanteerde betalingstermijn mag liggen. Hanteer je een betalingstermijn van 30 dagen, dan is een DSO van 40 tot 45 dagen nog acceptabel. Zit je structureel daarboven, dan is actie nodig.

Drie valkuilen bij het berekenen van de debiteurentermijn

De formule is eenvoudig, maar kleine keuzes in de invoer geven al snel een vertekend beeld. Let bij het berekenen van je debiteurentermijn op deze drie punten.

1. Reken consequent met of zonder btw. Je openstaande facturen staan in je administratie inclusief btw, terwijl je omzet vaak exclusief btw wordt gerapporteerd. Deel je een saldo inclusief btw door omzet exclusief btw, dan valt je debiteurentermijn te hoog uit. In het rekenvoorbeeld hierboven wordt € 120.000 aan openstaande facturen inclusief 21% btw € 145.200. Gedeeld door € 360.000 omzet exclusief btw en vermenigvuldigd met 90 kom je dan uit op ruim 36 dagen in plaats van 30. Gebruik dus aan beide kanten bedragen inclusief btw, of aan beide kanten exclusief btw.
2. Gebruik alleen omzet op rekening. Contante verkopen, pinbetalingen en vooruitbetalingen horen niet in de berekening. Die omzet leidt nooit tot een openstaande factuur. Tel je deze omzet toch mee, dan lijkt je debiteurentermijn korter dan hij in werkelijkheid is.
3. Kies een periode die past bij je omzetpatroon. Heb je sterke seizoenspieken, dan geeft een jaarberekening met 365 dagen een afgevlakt beeld. Een berekening per kwartaal (90 dagen) of per maand (30 dagen) laat sneller zien of je debiteurentermijn oploopt. Vergelijk altijd periodes van dezelfde lengte met elkaar.

Debiteurentermijn of omloopsnelheid debiteuren?

De twee begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze meten iets anders. De omloopsnelheid debiteuren geeft aan hoe vaak je debiteurensaldo per jaar wordt omgezet in betalingen: omzet op rekening gedeeld door het gemiddelde debiteurensaldo. De debiteurentermijn drukt hetzelfde uit in dagen: 365 gedeeld door de omloopsnelheid. Een omloopsnelheid van 12 staat dus gelijk aan een debiteurentermijn van ruim 30 dagen. Meer over het sturen op dit kengetal lees je in ons artikel over de omloopsnelheid debiteuren.

Begin met een goed inzicht in jouw debiteurentermijn

Alles begint met een goed inzicht. Zolang je niet precies weet hoe je ervoor staat, kan je ook niet bepalen hoe je moet bijsturen. Inzicht kan je door middel van een aantal zaken verkrijgen. Allereerst is het goed om jouw gemiddelde debiteurentermijn te weten. Je kunt dit berekenen door het gemiddelde debiteurensaldo te delen door jouw omzet en dit door 365 dagen te malen. Indien je veel per maand factureert, is het verstandig dat je met een systeem werkt dat je inzicht kan geven. Zaken waar je inzicht in zou moeten hebben, is wat er uit staat aan debiteuren. Bij hoeveel is de betalingstermijn overschreden? Wie zijn dat? Aan de hand van deze informatie heb je al behoorlijk wat middelen om bij te sturen en te zorgen voor een kortere debiteurentermijn.

Hoe organiseer je een korte debiteurentermijn?

Je dient een goed debiteurenbeheer te organiseren om een korte debiteurentermijn te realiseren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het debiteurenbeheer een duidelijke plek heeft binnen jouw onderneming en dat er iemand verantwoordelijk voor is. Door iemand aan te wijzen zal er voldoende focus en aandacht zijn voor dit belangrijke element binnen je onderneming. Wanneer het debiteurenbeheer een plek heeft, dan is het vervolgens belangrijk dat de verantwoordelijke partijen in grote lijnen weten wat ze moeten doen. Dit kan je realiseren door het proces om tot een korte debiteurentermijn te komen uit te schrijven. Zorg er bijvoorbeeld voor dat deze afdeling goede software tot hun beschikking heeft.

De software kan tevens ingericht worden op het uitgeschreven proces. Hierin moet vermeld staan binnen welk tijdsbestek na het overschrijden van de 1e betalingstermijn een herinnering verstuurd moet worden. De vervolgstappen zijn daarna ook uitgeschreven. Zaken als het moment waarop de tweede herinnering wordt verstuurd en wanneer telefonisch contact met de debiteur wordt opgenomen staan daarin vermeld. Wanneer je dit goed hebt ingericht, kan je concrete doelen stellen. De debiteurentermijn is in dat geval uiteraard een goed doel. Deze is goed te volgen op dagelijks niveau. Je zult zien dat deze gerichte aandacht gaat resulteren in een kortere debiteurentermijn. Dit merk je uiteindelijk aan het saldo op de rekening. Deze cashflow kan je goed gebruiken om jouw groeiambities te financieren.

Voordat je een nieuwe klantrelatie aangaat, kan je een kredietwaardigheidscheck doen. Met deze check weet je hoe groot de kans is dat de nieuwe klantrelatie op korte termijn zijn factuur zal voldoen. Hierdoor is de kredietwaardigheidscheck een belangrijk middel voor jouw onderneming om een lange debiteurentermijn te voorkomen.

Atradius en een korte debiteurentermijn

Met een kredietverzekering van Atradius heb je een belangrijk stuk gereedschap in handen om jouw debiteurenrisico goed af te dekken. In onze diensten zit onder andere de kredietwaardigheidscheck inbegrepen. Eerder gaven we al aan dat dit een belangrijk preventiemiddel is om een lange debiteurentermijn te voorkomen. Daar komt nog eens bij dat je de mogelijkheid hebt om jouw vordering uit handen te geven aan Atradius Collections indien je een eigen debiteurenbeheer proces heeft doorlopen.