Het managen van openstaande facturen

Wanneer je op factuurbasis werkt is het succes van jouw onderneming afhankelijk van de manier waarop je omgaat met je openstaande facturen.

Helaas komt het vaak voor dat niet iedere klant netjes binnen de betalingstermijn ook werkelijk betaalt. Daarom is het belangrijk dat je een goed debiteurenbeheer hebt. Door middel van zo’n goed georganiseerd beheer kan je eenvoudig de openstaande facturen managen. Hiermee kan je een hoop leed voorkomen. Daarnaast is het verstandig andere maatregelen te nemen om dit risico te beperken. In dit artikel vertellen we daar meer over.

Strak beheer op jouw openstaande facturen

Voor het beheer van openstaande facturen geldt ook dat aandacht een beter resultaat oplevert. Zorg daarom dat het debiteurenbeheer niet iets is dat iemand er even bij doet. Het lijkt soms wel of klanten aanvoelen wanneer je niet kort genoeg zit op betalingstermijnen. Daar wordt vervolgens gretig gebruik van gemaakt. Geef het beheer van jouw openstaande facturen daarom een belangrijke plek binnen jouw onderneming. Verder zorgt een goed beheer ook voor meer groeimogelijkheden. Hoe eerder er betaald wordt, hoe meer cash beschikbaar is om mee te ondernemen.

Het is allereerst belangrijk om goede randvoorwaarden te creëren binnen jouw bedrijf. Dit kan je doen door goede facturatie software aan te schaffen. Hiermee kan ten eerste snel gefactureerd worden na het leveren van de product of dienst. Daarnaast heb je hiermee gelijk een goed inzicht in welke facturen nog openstaan en welke betaald zijn. De meeste software kan eenvoudig gekoppeld worden met jouw internetbankieren. Hierdoor heb je een real time inzicht. Aan de hand hiervan kan je kort na het verstrijken van de betalingstermijn herinneringen versturen.

Een ander goed werkend middel om het aantal openstaande facturen te reduceren is het telefonisch contact met jouw klant. Hiermee breng je goed in beeld wat de oorzaak van de openstaande factuur  is en kan je beter nieuwe afspraken maken met jouw klant. Een bijkomend voordeel is dat dit de relatie met jouw klant ten goede komt.

Wat levert beheer op openstaande facturen op?

Het nadeel van werken op factuurbasis is dat je eerst het werk doet of het product levert en later pas betaald krijgt. Je schiet de bijbehorende kosten dan feitelijk voor en de vraag is hoe je dat financiert. Mocht jouw klant uiteindelijk de betalingstermijn overschrijden, dan wordt die vraag nog prangender. Dit kan forse problemen binnen jouw onderneming opleveren. Zeker wanneer dit betekent dat je zelf in de problemen komt met het betalen van jouw rekening.

Dit is wellicht het belangrijkste argument waarom je kort op jouw openstaande facturen moet zitten. Het is namelijk in het belang van de continuïteit van jouw bedrijf. Daarnaast is het zo dat hoe korter jouw debiteurentermijn is, hoe meer cash er op de rekening staat. Deze middelen kan je goed inzetten om groeiambities met jouw bedrijf vorm te geven. Hoe meer je zelf hierin kunt financieren, hoe minder vreemd vermogen je hoeft aan te trekken. Dat scheelt weer aanzienlijk in de kosten.

Risico van openstaande facturen afdekken met Atradius

Het beheer van openstaande facturen draagt tevens bij aan het kleiner maken van het bijbehorende risico. Toch kan het nog steeds voorkomen dat een factuur uiteindelijk niet wordt betaald. Met een kredietverzekering van Atradius dek je dit risico verder af. Allereerst heb je de mogelijkheid om vooraf van een potentiële klant een kredietwaardigheidscheck te doen. Zo weet je beter hoe jouw mogelijk nieuwe klant er financieel voor staat. Mocht ondanks jouw strakke beheer de betaling van een factuur toch uitblijven? Dan kan je de vordering  overdragen aan Atradius Collections. Dit is een uitstekend incassobureau met wereldwijde dekking. Wanneer de vordering uiteindelijk oninbaar blijkt te zijn, dan is een percentage van de vordering verzekerd. Op die manier heb je de continuïteit van jouw onderneming veel beter geborgd.