Aanmaning sturen: 10 tips voor een effectieve aanmaningsbrief

Niets is zo frustrerend als een klant die niet of niet tijdig betaalt. Het zorgt voor irritatie, bemoeilijkt de verdere samenwerking en kan de cashflow van je bedrijf schaden.

Stuur dus een tijdige aanmaning. Deze tien tips laten zien hoe je dit kordaat en correct doet. Maak gebruik van een handige template om jouw aanmaningsbrief op te stellen.

Wat is een aanmaning precies?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen, nadat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken. Anders dan een vrijblijvende betalingsherinnering is een aanmaning formeler van toon en kondigt zij vaak gevolgen aan, zoals incassokosten, wettelijke rente of het uit handen geven van de vordering.
In de praktijk worden drie termen vaak door elkaar gebruikt:

• Betalingsherinnering: een vriendelijke eerste melding dat de factuur openstaat. Vrijblijvend en niet wettelijk geregeld.
• Aanmaning: een formele opvolging waarin je expliciet om betaling vraagt en de gevolgen aankondigt bij uitblijven.
• Ingebrekestelling: de juridische stap waarmee je de klant officieel in verzuim stelt. Zonder ingebrekestelling kun je in de meeste gevallen geen incassokosten of wettelijke rente claimen.

Bij een correct opgebouwd aanmaningstraject loopt de toon van verzoek naar verplichting en eindigt het, indien nodig, met overdracht aan een incassopartij.

1. Werk met een begin, midden en einde

Open met de reden van de aanmaning. Simpel gesteld: de klant heeft niet betaald. Voeg in het midden de factuurnummers, bedragen en vervaldagen ter verduidelijking toe. Afsluiten doe je met een aanmaning tot actie. Geef daar ook aan wat de eventuele gevolgen zijn als de klant nog steeds niet betaalt.

2. Houd de boodschap positief

Dit is niet altijd even makkelijk, want je wacht op jouw geld. Toch levert een positieve toon vaak meer op. Houd het zakelijk en laat ergernis achterwege. Denk aan zinnen als: “We herinneren u aan nog openstaande facturen. Conform de afspraken bevestigen we hierbij de op voorhand bepaalde regeling.”

3. Spreek iemand persoonlijk aan

Schrijf niet vanuit jezelf, maar richt je tot de ander. In plaats van “Ik wacht nog op mijn geld” zeg je bijvoorbeeld: “U heeft verzaakt de openstaande facturen 1 tijdig te betalen. We manen u aan over te gaan tot het uitvoeren van betaling X.”

4. Formuleer concrete data

Het laatste wat je met een aanmaning wilt bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. Zeg niet ‘dringend’ of ‘binnen acht dagen’, maar noem een concrete datum.

5. Vermeld het totaalplaatje

Som alle openstaande facturen op, dus ook degene die nog niet vervallen zijn. Met een beetje geluk betaalt de klant deze meteen mee.

6. Benoem nooit om de hoeveelste aanmaning het gaat

Een slimme ‘trage betaler’ weet perfect hoe ver hij kan gaan met het niet betalen van een factuur voor hij juridisch in de problemen komt. Door niet te benoemen om de hoeveelste aanmaning het gaat, vermijd je dat de klant er een spelletje van maakt.

7. Maak van een nadeel een voordeel

Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus op de goede zakelijke relatie en de wil om verder zaken te doen zodra de betaling is uitgevoerd. “Wanneer de betaling binnen is, kunnen we weer bestellingen leveren” klinkt veel constructiever dan “Betaal nu of er volgen gerechtelijke stappen”.

8. Durf creatief te zijn

Bij slecht betalende debiteuren werkt een standaardbrief niet. Waarschijnlijk komt deze op de grote stapel. Zorg bij deze groep dus dat je opvalt door een creatieve aanpak. Zet bijvoorbeeld een positieve kreet op de envelop ("Maak snel open, en maak kans op een goede zakelijke relatie"). Uit de effectiviteit van jouw aanmaningen kan je opmaken welke aanpak het beste werkt.

9. Benoem de sancties

Benoem altijd de sanctie voor het niet tijdig betalen van de rekening. Vermeld alléén de sanctie die je ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Loze bedreigingen hebben geen enkel nut.

10. Houd het bij drie aanmaningen

​Laat de striktheid per aanmaning escaleren. In de eerste aanmaning blijf je nog positief. Spoor aan tot dialoog en vermijd negatieve woorden als ‘probleem’ of ‘klacht’. De tweede aanmaning mag kordater. Blijf beleefd, maar benadruk de ernst van de zaak. Eventuele kosten of interesten kunnen hier aangerekend worden. De derde en laatste aanmaning bevat krachtige toon en taal. Volg jouw algemene voorwaarden. Schadebeding en interesten komen hier zeker aan bod.

Geen antwoord? Vermoedelijk ben je dan niet de enige gedupeerde die op zijn geld wacht. Ga in dit geval direct over tot incasso.

Aanmaning aan een consument of een bedrijf? Dit is het verschil

De spelregels rondom een aanmaning verschillen wezenlijk afhankelijk van wie je klant is.
Aanmaning aan een consument (B2C): de WIK-brief is verplicht
Op grond van de Wet Incassokosten (WIK, art. 6:96 lid 6 BW) mag je een particuliere klant pas incassokosten in rekening brengen nadat het verzuim is ingetreden én je de klant vruchteloos hebt aangemaand met een termijn van minimaal 14 dagen. Deze aanmaning staat bekend als de 14-dagenbrief of WIK-brief. Volgens de Rijksoverheid en de relevante rechtspraak moet hierin in ieder geval staan:

• Het openstaande factuurbedrag.
• Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen, ingaande op de dag na ontvangst van de brief.
• Dat bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening worden gebracht.
• De exacte hoogte van die incassokosten, op basis van de wettelijke staffel.

Het minimumbedrag aan incassokosten is € 40, het maximum € 6.775. Daarnaast mag je vanaf de verzuimdatum wettelijke rente in rekening brengen. Andere kosten, zoals administratie- of dossierkosten, mogen niet apart worden berekend. De WIK is voor consumenten dwingend recht: afwijken ten nadele van de klant is niet toegestaan.
Aanmaning aan een bedrijf (B2B): geen 14-dagenbrief, maar verzuim is wél een vereiste
Bij zakelijke klanten is de 14-dagenbrief niet verplicht. De WIK is hier regelend recht, wat betekent dat je via algemene voorwaarden afwijkende afspraken kunt maken over incassokosten en betaaltermijnen.
Of je direct incassokosten en wettelijke handelsrente mag berekenen, hangt af van of je klant in verzuim is:

• Is er een betalingstermijn afgesproken (op de factuur of in de overeenkomst)? Dan geldt deze termijn als fatale termijn (art. 6:83 sub a BW). De klant raakt automatisch in verzuim zodra de termijn is verstreken, en je mag direct incassokosten en wettelijke handelsrente berekenen. Het wettelijke minimum is € 40, ook in B2B.
• Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt op grond van de Wet betaaltermijnen een wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Pas na een schriftelijke aanmaning of ingebrekestelling treedt verzuim in en mag je incassokosten doorberekenen.

Ook al is een aanmaning in B2B juridisch niet altijd verplicht, in de praktijk kiezen veel bedrijven er toch voor om er één te sturen. Het is goedkoper dan direct naar de rechter, het schaadt de relatie minder, en het voorkomt discussie achteraf over de vraag of de afgesproken termijn wel als fatale termijn was bedoeld.

Wil je als ondernemer bezig zijn met de essentie van jouw bedrijf en niet met het opvolgen van elke factuur? Dan biedt een kredietverzekering uitkomst. De voordelen zijn legio. Je krijgt een financiële beoordeling, zodat je weet of jouw afnemer kan betalen. Er wordt incasso gevoerd wanneer facturen toch open blijven staan. En we keren uit als de betaling helemaal uitblijft.