Korte handleiding om jouw kredietbeheersysteem op orde te houden

Effectief kredietbeheer is essentieel voor het behoud van een gezonde cashflow en het minimaliseren van financiële risico's. We hebben praktische stappen op een rijtje gezet om je te helpen jouw kredietprocessen georganiseerd te houden, van het opstellen van een robuust beleid en het beoordelen van de kredietwaardigheid van klanten tot het beheren van incasso's en het gebruik van verzekeringen. 

1. Algemene kredietrichtlijnen

De basis van effectief kredietbeheer is een duidelijk en uitgebreid kredietbeleid. Dit zorgt ervoor dat alle afdelingen hun verantwoordelijkheden begrijpen en op één lijn zitten. Stel jezelf de volgende vragen:

• Is jouw documentatie volledig en up-to-date?
• Zijn je richtlijnen robuust?
• Worden ze consistent toegepast in de hele organisatie?

2. Contractueel kader

Zorg ervoor dat alle contractuele documenten duidelijk en juridisch correct zijn, zodat ze bestand zijn tegen geschillen. Dit omvat:

• Betalingsvoorwaarden
• Bestelformulieren
• Algemene voorwaarden

3. Klantgegevens

Nauwkeurige en regelmatig bijgewerkte klantgegevens zijn essentieel. Belangrijke gegevens zijn onder meer:

• Correct factuuradres
• Juridische structuur van het bedrijf
• Eigenaar of algemeen directeur
• Contactgegevens

4. Kredietwaardigheidschecks

Het verlenen van handelskrediet zonder de betrouwbaarheid van de klant te beoordelen, is riskant. Evalueer regelmatig de kredietwaardigheid, vooral voor klanten met grote volumes of een hoog risico.

Belangrijke indicatoren

Houd actuele gegevens bij over:

• Financieringskosten van vorderingen
• Gemiddelde dagen openstaande vorderingen (DSO)
• Niveau van oninbare vorderingen
• Structuur van vorderingen

5. Handelskredietlimieten

Stel duidelijke kredietlimieten vast voor elke klant. Overweeg het volgende:

• Is er een transparant en consistent systeem voor het toekennen van kredietlimieten?
• Zijn de besluitvormers gekwalificeerd om evenwichtige beoordelingen te maken?

6. Betalingsvoorwaarden

Pas de betalingsvoorwaarden aan het risicoprofiel van de klant aan om het risico te beperken. Mogelijkheden zijn onder meer:

• Vooruitbetaling
• Aanbetaling
• Betaling bij levering
• Standaard betalingstermijnen en vervaldata
• Kortingen
• Datum van daadwerkelijke bankkredietverlening
• Overweeg voor nieuwe of onbekende klanten om contante of vooruitbetalingen te eisen.

7. Incassosysteem

Implementeer een gestructureerd en efficiënt incassoproces. Zorg ervoor dat:

• Jouw incassoteam goed georganiseerd is en vastgestelde procedures volgt.
• Herinneringen duidelijk en professioneel zijn geformuleerd.
• Bij incasso-inspanningen rekening wordt gehouden met de waarde van de klant en individuele omstandigheden.
• Medewerkers zijn getraind in het afhandelen van telefonische incasso's.
• Je waar nodig samenwerkt met gerenommeerde bureaus of advocaten.

8. Zekerheden

Vraag klanten om passende zekerheden om verliezen in geval van insolventie te beperken. Kredietverzekeringen kunnen bredere bescherming bieden en zijn een waardevol instrument bij het beheersen van risico's. Houd rekening met de volgende aspecten:

9. Klantencrises en insolventie

Houd regelmatig contact met klanten die tekenen van financiële moeilijkheden vertonen. In geval van insolventie kan juridisch advies nodig zijn.

10. Exportdekking

Vraag bij internationale handel advies aan een deskundige. Houd rekening met:

• Lokale betalingspraktijken
• Securitisatie-instrumenten
• Landspecifieke incassostrategieën
• Insolventieprocedures
• Gespecialiseerde informatiebronnen
• Alternatieve dekkingsopties, zoals kredietverzekering

11. Software

Gebruik software voor debiteurenbeheer om jouw activiteiten te stroomlijnen. Voer een kosten-batenanalyse uit voordat je investeert en zorg ervoor dat jouw huidige systemen aan de kwaliteitsnormen voldoen.

12. Uitbesteding

Het uitbesteden van delen van jouw kredietbeheer kan kosteneffectief zijn. Diensten kunnen omvatten:

• Bescherming tegen wanbetaling door klanten (kredietverzekering)
• Financiering (factoring, forfeiting, door activa gedekte effecten)
• Incasso (incassobureaus, advocaten)

13. Benchmarks

Vergelijk jouw kredietprocessen met die van concurrenten of zusterbedrijven. Gebruik benchmarkgegevens om hiaten te identificeren en af te stemmen op best practices.

14. Opleiding van personeel

Investeer in voortdurende opleiding via seminars, workshops en branche-evenementen. Door ervaringen met andere bedrijven te delen, kan jouw team beproefde strategieën overnemen en voorop blijven lopen op de marktontwikkelingen.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe deze inzichten jouw eigen kredietrisicostrategie kunnen versterken en hoe wij je kunnen helpen om voorop te blijven lopen.