Tips om verliezen op dubieuze vorderingen te beperken

Door COVID-19 komt er voor jou als ondernemer veel op je af. Binnen een kort tijdsbestek moet je mogelijk snel beslissingen nemen waarvan de gevolgen voor de langere termijn niet te overzien zijn. De pandemie zorgt bijvoorbeeld voor een vertraging van de wereldwijde economische groei, hierdoor zien we dat er een toenemende druk op de cashflow ontstaat. Dit leidt op zijn beurt weer tot een verslechtering van het betalingsgedrag van klanten. In dit artikel geven we tips om het risico op dubieuze vorderingen tot een minimum te beperken en jouw invorderingen te optimaliseren in deze financieel-economisch onzekere tijden.

Van een verstoorde supply chain tot een zwakkere mondiale vraag, bedrijven worden geconfronteerd met tal van obstakels om handel te drijven binnen Europa en de rest van de wereld. Perioden van economische stress dienen een stimulans te zijn om het creditmanagementproces - voor zowel nieuwe als bestaande klanten - én het debiteurenbeheer onder de loep te nemen, zodat je problemen vroegtijdig kunt opsporen en niet voor verrassingen komt te staan. 

1. Controleer je debiteurenportefeuille

Het is belangrijk om klanten te identificeren die door de coronacrisis in liquiditeitsproblemen kunnen komen. Door je portefeuille te beoordelen en te categoriseren, kan je incassomaatregelen afstemmen op de klanten die deze het hardst nodig hebben. Om te beginnen raden wij aan om afnemers in te delen in een van deze drie niveaus: 

• Goed: klanten met een sterke financiële positie en waar COVID-19 weinig of geen negatieve impact heeft op de sector
• Redelijk: klanten met een negatieve invloed van de pandemie op de sector, maar met een relatief goede financiële positie
• Slecht: klanten die als gevolg van COVID-19 insolvabel dreigen te raken en/of zwaar getroffen zijn in de sector

2. Overweeg opnieuw te onderhandelen over de betalingstermijnen van klanten

Zolang de (nieuwe) betalingsvoorwaarden in overeenstemming zijn met het kredietbeleid van jouw bedrijf, kan het heronderhandelen met klanten de kans vergroten dat betalingen worden voldaan. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om klanten te stimuleren eerder te laten betalen.

Een andere suggestie is om klanten op korte termijn verlichting te bieden - zoals het opschorten van rente en kosten voor betalingsachterstand - in ruil voor een snelle betaling. Voor klanten met ernstige cashflowproblemen die hun factuur niet volledig kunnen betalen, kan worden overwogen een plan uit te werken om op korte termijn een gedeeltelijke betaling te ontvangen. Dit is uiteraard te verkiezen boven het afschrijven van de volledige schuld in geval de economische recessie verergert.

3. Herstructureer je debiteurenproces

In normale economische omstandigheden zijn kleine gebreken in uw debiteurenproces misschien geen probleem, maar in het huidige klimaat is het belangrijk om over een efficiënt systeem te beschikken.

Mogelijke verbeteringen zijn onder meer een regelmatige controle van de belangrijkste statistieken, zodat je potentiële cashflowproblemen vroeg kunt opsporen. Je kunt denken aan de omloopsnelheid van de debiteuren, de days sales outstanding en de vervaldatum.

Het is ook de moeite waard om het debiteurenproces van je bedrijf onder de loep te nemen om te zien of je wijzigingen moet aanbrengen als gevolg van COVID-19. Hierbij kan je denken aan de manier waarop facturen worden verzonden en geïnd of hoe transacties worden geregistreerd. Bied je bijvoorbeeld betalingsopties die het klanten gemakkelijk maakt hun rekeningen te voldoen?

Hoewel het normaal is om tijdens deze periode ad-hoc wijzigingen door te voeren, is het van essentieel belang dat de klantgegevens in een centrale database worden bijgehouden om ongeoorloofde wijzigingen te helpen voorkomen. Een nauwkeurige registratie van speciale regelingen stelt jouw bedrijf ook in staat om facturen zonder fouten te verzenden, incasso's met de juiste aanpak uit te voeren en betwistingen effectief te beheren.

4. Minimaliseer onderbrekingen in je inningsactiviteiten

Afhankelijk van de impact van het coronavirus op de werkwijze van je bedrijf, kan het voor jouw medewerkers moeilijk zijn om de normale inningsactiviteiten uit te voeren. Als je bedrijf zich in deze situatie bevindt, kan je overwegen een partnerschap aan te gaan met een incassobureau om ervoor te zorgen dat je nog steeds kritieke taken kunt uitvoeren. Als je een kredietverzekering hebt, dekt jouw polis mogelijk incassodiensten. Atradius Collections: een incassopartner met wereldwijde dekking.

Een incassopartner kan je helpen:

• Jouw incasso-aanpak aan te passen aan de ontwikkeling van de pandemie en veranderingen in omstandigheden van klanten
• De interne inspanningen om uitstaande betalingen te innen te versterken
• De uitvoering van de noodplannen van je bedrijf te ondersteunen om cashflowrisico's tot een minimum te beperken

Veel bedrijven en sectoren ondervinden de druk van de uitbraak van de coronacrisis, waardoor het belangrijker dan ooit is om de liquiditeit van jouw bedrijf veilig te stellen. Door ervoor te zorgen dat je debiteurenadministratie optimaal functioneert tijdens de pandemie, kan je de cashflow veiligstellen die nodig is om jouw bedrijf de financiële flexibiliteit en veerkracht te geven om de recessie te overleven.