Incasso buitenland: zo werkt een internationaal incassobureau

Betaalt een buitenlandse klant je factuur niet, dan wil je snel weten welke stappen je kunt zetten. Incasso in het buitenland werkt anders dan in Nederland: wetgeving, termijnen, taal en zakelijke gebruiken verschillen per land. Je hoeft daarvoor geen incassobureau in het land van je klant te zoeken. Een internationaal incassobureau in Nederland met een netwerk in het buitenland kan de hele procedure voor je oppakken. In dit artikel lees je hoe het proces verloopt, wanneer het Europees betalingsbevel een optie is en waar de kosten van afhangen.

Waar moet een internationaal incassobureau aan voldoen?

Een goed internationaal incassobureau combineert drie dingen:

• Taal- en cultuurkennis. Je klant reageert sneller op iemand die zijn taal spreekt en de lokale zakelijke gebruiken kent. Dat maakt het ook makkelijker om een haalbare betalingsregeling af te spreken.
• Kennis van lokale incassowetgeving. Termijnen, toegestane kosten en gerechtelijke procedures verschillen per land.
• Een netwerk van advocaten en deurwaarders ter plaatse. Een vonnis moet uiteindelijk in het land van de debiteur worden uitgevoerd.

Net zoals een incassoprocedure in Nederland zal een internationaal incassobureau eerst een minnelijke incassoprocedure opstarten. Hierbij is het van belang dat degene die voor jou deze procedure opstart kennis heeft van het betreffende land. De taal spreken is daarbij uiteraard vanzelfsprekend. Daarnaast is het ook belangrijk dat er kennis is van de cultuur en de gebruiken van het desbetreffende land. Dit blijkt in de praktijk namelijk een grote succesfactor te zijn. Met deze kennis is het internationaal incassobureau veel beter in staat om jouw klant te bewegen om tot betaling over te gaan. Bovendien is het treffen van een betalingsregeling aanzienlijk makkelijker te regelen wanneer het internationale incassobureau kennis heeft van de cultuur en de gebruiken.

Helaas is het zo dat de minnelijke incassoprocedure niet altijd iets oplevert, ondanks dat er een goed internationaal incassobureau bovenop zit. Het is dan tijd voor de volgende stap en dat is de juridische incassoprocedure. Hiervoor is er uiteraard tevens een internationaal incassobureau nodig dat ervaring heeft met juridisch incassoprocedures in het desbetreffende land. In dit geval is het van belang, omdat diegene kennis moet hebben van de wetten van het land. Die kennis moet vooral gaan over incasso. Deze processen zijn uiteraard niet altijd hetzelfde als die we in Nederland kennen. Wanneer er een juridische incassoprocedure wordt gestart, dan is het tevens belangrijk dat het incassobureau een netwerk heeft in dat land om eventuele juridische activiteiten uit te kunnen voeren. Dit moet nou eenmaal soms in het desbetreffende land gebeuren.

Zo verloopt incasso in het buitenland

1. Eigen debiteurenbeheer. Stuur een herinnering en een aanmaning, bij voorkeur in de taal van je klant. Leg alle contactmomenten vast.
2. Minnelijke incasso. Het incassobureau neemt de vordering over en benadert je klant via lokale incassospecialisten. Het doel is betaling of een betalingsregeling zonder rechter.
3. Juridische incasso. Levert de minnelijke fase niets op, dan volgt een gerechtelijke procedure. Binnen de EU kan dat vaak via het Europees betalingsbevel. Daarbuiten gelden de regels van het land van de debiteur.
4. Executie van het vonnis. Met een uitvoerbare titel kan beslag worden gelegd op bijvoorbeeld bankrekeningen of bezittingen van je klant. Dit gebeurt altijd via lokale partijen in het land zelf.

Let op verjaringstermijnen: die verschillen per land. In Duitsland bedraagt de gewone verjaringstermijn drie jaar volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek (§ 195 BGB). Wacht dus niet te lang met overdragen.

Het Europees betalingsbevel: incasso binnen de EU

Is je klant gevestigd in een ander EU-land, dan kun je gebruikmaken van het Europees betalingsbevel. Deze procedure is vastgelegd in Europese verordening 1896/2006 en geldt voor grensoverschrijdende geldvorderingen die de debiteur niet betwist.

• Je dient een standaardformulier in bij de bevoegde rechter, meestal in het land van de debiteur.
• Een advocaat is niet verplicht.
• De debiteur krijgt 30 dagen om verweer te voeren. Doet hij dat niet, dan wordt het bevel uitvoerbaar in alle deelnemende EU-landen.
• De procedure geldt niet voor Denemarken. 

Betwist je klant de vordering, dan gaat de zaak over naar een gewone procedure in het betreffende land. Een europees incassobureau met juridische partners ter plaatse voorkomt dat je dan opnieuw moet beginnen.

Wat kost incasso in het buitenland?

De kosten hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de fase waarin de zaak zich bevindt. In de minnelijke fase werken incassobureaus vaak met een percentage van het geïnde bedrag. Voor juridische stappen komen daar griffierechten, advocaat- en deurwaarderskosten bij. Die zijn buiten Europa doorgaans hoger. Binnen de EU kun je bij late betaling wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten claimen op basis van de Europese richtlijn betalingsachterstand (2011/7/EU).

Incasso in het buitenland en mkbZeker

Met mkbZeker van Atradius heb je een aantal zaken direct geregeld op het gebied van incasso in het buitenland. Wanneer je zakendoet in de Benelux, het Verenigd Koningrijk, Duitsland of Frankrijk dan kan je allereerst een goede kredietwaardigheidscheck vooraf doen. Zo kan je een betere inschatting maken of deze mogelijke klant in staat is tijdig jouw facturen te betalen. Mocht toch blijken dat jouw klant in het buitenland niet tijdig de rekening betaalt en jouw debiteurenbeheer niks oplevert? In dat geval kan je de vordering overdragen aan Atradius collections. Dit is een uitstekend internationaal incassobureau met wereldwijde dekking. Een partner die dus prima in staat is om voor jouw buitenlandse klant de incassoprocedure op te starten. Mocht de vordering uiteindelijk oninbaar blijken te zijn, dan is 90% van de vordering verzekerd.