Oninbare vordering afboeken: zo vraag je de btw terug

Er kan zich een vervelende situatie voordoen waarbij je het vertrouwen verliest om een vordering te incasseren bij een klant.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat jouw klant failliet gaat. In dat geval zie je er geen heil meer in om de vordering in te dienen bij de curator. Op dat moment moet je helaas overgaan tot het afboeken van de oninbare vordering. 

Er kunnen ook situaties ontstaan waarin je ook het vertrouwen verliest om de vordering te innen, maar waarbij er best nog wat mogelijkheden zijn. Zo kan je in ieder geval de schade beperken. In dit artikel vertellen we je daar graag meer over.

De BTW terugvragen van de afgeboekte oninbare vordering

Heb je over een factuur al btw afgedragen, maar betaalt je klant niet? Dan kun je die btw terugkrijgen van de Belastingdienst. Een aparte brief of een apart verzoek is daarvoor niet meer nodig. Je verwerkt de teruggaaf gewoon in je btw-aangifte.

Wanneer is een vordering oninbaar?

Zodra vaststaat dat je klant niet (volledig) betaalt, bijvoorbeeld bij een faillissement waarbij geen uitkering voor schuldeisers te verwachten is.
Uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum. Is de factuur dan nog niet betaald, dan geldt de vordering voor de btw als oninbaar.

Let op: die termijn van één jaar is ook het laatste moment. Vraag je de btw later terug, dan kan de Belastingdienst de teruggaaf weigeren.

Zo verwerk je de teruggaaf in je aangifte

Je vult het bedrag in als negatieve omzet en negatieve btw in rubriek 1a (hoog tarief) of 1b (laag tarief). Dat doe je in de aangifte over het tijdvak waarin de vordering oninbaar is geworden.

Rekenvoorbeeld: je stuurt een factuur van € 1.210 (€ 1.000 plus € 210 btw) met als uiterste betaaldatum 15 maart. Is de factuur op 15 maart een jaar later nog niet betaald? Dan vul je in de aangifte over dat tijdvak € 1.000 negatieve omzet en € 210 negatieve btw in bij rubriek 1a.

Betaalt je klant later toch nog?

Dan draag je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw af, in de aangifte over het tijdvak waarin je de betaling ontvangt.

Afboeken in je administratie

In je boekhouding haal je de vordering van je debiteurenrekening en boek je het bedrag exclusief btw af als verlies. Bespreek met je accountant hoe je dit verwerkt in je jaarcijfers.

Een oninbare vordering laten opkopen in plaats van afboeken

Kost het teveel tijd om een vordering geïncasseerd te krijgen, maar is er wel nog een reële kans dat je debiteur uiteindelijk betaalt? Dan zijn er partijen die wellicht jouw vordering willen opkopen. Dit kunnen gespecialiseerde partijen zijn, zoals factoring partijen of een incassobureau. Zij beoordelen de vorderingen en zij hebben aan de hand daarvan een bepaald bedrag dat ze willen betalen. Door ervaring en specialistische kennis hebben deze partijen vaak meer mogelijkheden om de betreffende debiteur uiteindelijk tot betalen over te laten gaan. Indien het een incassobureau betreft, dan kunnen zij via minnelijke incasso en juridische incasso behoorlijk druk zetten op de debiteur. Hierdoor zal de debiteur uiteindelijk betalen. Het voordeel voor jou is dat je een dergelijk traject gelijk afsluit. Bovendien ontvang je er toch nog een bedrag voor. Het nadeel is uiteraard dat dit bedrag vele malen kleiner is dan de vordering. Let op de btw: laat je de vordering binnen een jaar na de uiterste betaaldatum opkopen, dan kan alleen de koper de btw later nog terugvragen. Gebeurt de overdracht na die termijn, dan houd jij zelf het recht op teruggaaf. Stem dit vooraf af met de opkoper of je adviseur.

Hoe je kan voorkomen dat je een oninbare vordering moet afboeken

Uiteraard heb je er veel voor over om niet in een situatie terecht te komen waarbij je een oninbare vordering moet afboeken. Hiervoor kan je een aantal maatregelen nemen. Zo is het een optie om een preventieve kredietwaardigheidscheck te doen voordat je een klantrelatie aangaat. Niet veel ondernemers doen dit, maar het kan een hoop leed voorkomen. Je krijgt hiermee namelijk inzicht in de financiële situatie van jouw potentiële klant. Daarmee heb je direct een beeld of er ruimte is om jouw facturen op tijd te betalen. Indien deze ruimte er niet of in mindere mate is, kan je hier rekening mee houden. Het vooraf factureren is een middel om het risico op het afboeken van een oninbare vordering aanzienlijk te beperken. Zorg er ook voor dat je het debiteurenbeheer binnen jouw onderneming strak hebt ingericht. Op tijd herinneringen versturen na het verstrijken van de betalingstermijn helpt tevens om jouw debiteur tijdig te laten betalen.

Atradius en het voorkomen van het afboeken van een oninbare vordering

Met een kredietverzekering heb je een aantal zaken in één keer geregeld die helpen voorkomen dat je een oninbare vordering moet afboeken. Zo kan je gebruik maken van de eerder genoemde kredietwaardigheidscheck. Daarmee voorkom je dat je zaken doet met niet kredietwaardige klanten. Daarnaast heb je Atradius Collections tot jouw beschikking. Een uitstekend incassobureau met wereldwijde dekking. Zij kunnen via minnelijke incasso en juridische incasso de vordering voor jou regelen. Mocht dit uiteindelijk zonder resultaat zijn, dan is 90% van de vordering verzekerd. Zo blijft de schade van een oninbare vordering zeer beperkt.