De laatste aanmaning: wat moet erin?

U heeft inmiddels 2 herinneringen verstuurd en getracht om telefonisch tot een goede afspraak met uw debiteur te komen.

Deze acties leveren meestal wel het gewenste succes op, maar niet altijd. Het is dan tijd om de inspanningen die u levert af te ronden. Dit doet u met de laatste aanmaning, ook wel de ingebrekestelling genoemd. Het is de laatste stap alvorens u de vordering overdraagt aan een incassobureau die het verder oppakt en waar nodig ook juridische middelen gaat inzetten. Het is lastig om te bepalen welke toonzetting passend is bij de laatste aanmaning. U heeft immers nog steeds een relatie met deze klant, alleen heeft de klant in kwestie na meerdere herinneringen de vordering niet voldaan. In dit artikel geven we u meer informatie over waar de laatste aanmaning aan moet voldoen.

Wat vooraf gaat aan de laatste aanmaning

Het is belangrijk om het debiteurenbeheer binnen uw onderneming strak te regelen. Zorg ervoor dat iemand hier de verantwoordelijkheid voor draagt. Dit voorkomt namelijk in veel gevallen dat een laatste aanmaning nodig is. Verder helpt het om dit proces duidelijk en concreet uit te werken. Hoe snel versturen we bijvoorbeeld een herinnering na het verstrijken van de betalingstermijn? Welke stappen zetten we daarna? Normaliter worden er twee herinneringen verstuurd en wordt er telefonisch contact opgenomen met de klant alvorens de laatste aanmaning eruit gaat. Er is dan dus al behoorlijk wat energie gestoken in het zorgen dat de klant overgaat tot het betalen van de factuur. Het is daarom logisch dat de laatste aanmaning de laatste handeling is alvorens u het gaat overdragen aan een incassobureau.

Waar de laatste aanmaning aan moet voldoen

Maar waar moet de laatste aanmaning aan voldoen? Het is verstandig om een aantal zaken te benoemen in de definitieve aanmaning die nodig zijn om een juridische procedure op te starten. Zo benoemt u onder andere dat u de (juridische) kosten in rekening zal brengen bij het uitblijven van betaling. Verder stelt u de klant op de hoogte dat er overdracht naar een incassobureau plaatsvindt wanneer de vordering niet voldaan wordt. Het benoemen van deze twee zaken kan overigens helpen om de klant toch nog over te laten gaan tot betaling van de factuur. De toonzetting mag bij de laatste aanmaning namelijk wat zakelijker. Hierdoor heeft uw klant in de gaten dat het echt menens is en krijgt de betaling van uw factuur ineens meer prioriteit. Overigens is het handig om in de brief te verwijzen naar de eerdere herinneringen die zijn verstuurd en wat de consequenties zijn bij het uitblijven van betaling.

Om u verder op weg te helpen vindt u hieronder een concreet voorbeeld van een laatste aanmaning.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

(woonplaats), (datum)

Betreft: laatste betalingsverzoek

Volgens onze administratie hebben wij het onderstaande bedrag nog niet ontvangen.

Wij hebben u hier reeds op een eerder punt een herinnering over gestuurd.

Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 dagen, over te maken op onze bankrekening (bankrekening) met daarbij de vermelding van uw klantnummer (klantnummer) en het factuurnummer.

Indien wij de vervallen bedragen niet binnen 7 dagen ontvangen hebben, dan zal deze vordering overgedragen worden aan een incassobureau. Alle hieruit voortkomende kosten zullen tevens voor uw rekening komen.

Indien het eerdergenoemde bedrag inmiddels is overgemaakt, dan kunt u deze brief uiteraard als ‘niet verzonden’ beschouwen.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Hoe kan ik voorkomen dat er een laatste aanmaning verstuurd moet worden?

Het is helaas niet altijd te voorkomen dat u een laatste aanmaning moet versturen. Desondanks kunt u toch een aantal stappen zetten om te zorgen dat de kans zo klein mogelijk is. De belangrijkste preventiemaatregel is de kredietwaardigheidscheck. Deze check voert u uit voordat u een klantrelatie aangaat. Het geeft namelijk een goed beeld van de financiële positie van uw potentiële klant. De check laat een beeld zien hoe groot de kans is dat de facturen te laat of niet betaald gaan worden. Met deze informatie kunt u maatregelen nemen alvorens u een relatie aangaat. Denk daarbij aan aangepaste betalingsafspraken, bijvoorbeeld vooraf of per week factureren.

Verder is het organiseren van een strak debiteurenbeheer binnen uw onderneming van belang. Snel factureren en tijdig herinneren zorgt ervoor dat de factuur bij uw klant meer prioriteit krijgt.

Meer weten over het organiseren van een strak debiteurenbeheer?


Download de whitepaper
"Groei met strak debiteurenbeheer"

Whitepaper icon

10 tips voor een strak debiteurenbeheer
binnen uw onderneming.


 

Wij helpen u graag verder.

U kunt altijd contact met ons opnemen als u vragen heeft over het implementeren van een strak debiteurenbeheer binnen uw onderneming.

Gerelateerde content

Het incassobureau een belangrijke samenwerkingspartner

25% van de faillissementen binnen het MKB wordt veroorzaakt door openstaande facturen.

Nieuwe klant? Check de kredietwaardigheid

Kredietwaardigheid is de inschatting of u een bedrijf of persoon in staat acht een financiering terug te betalen.

Goed bedrijfsplan maken: 8 tips om direct te starten

Het overgrote deel van de starters bestaat na twee jaar niet meer. De meest voorkomende reden dat starters het niet redden is een slechte voorbereiding.