In de praktijk komt het helaas voor dat ondanks alle tijd en energie, het innen van een vordering toch niets oplevert. Als incasso-specialist met wereldwijde dekking ziet Atradius dagelijks welke aanpak werkt en welke niet. Op basis van die ervaring stelden wij een sommatiebrief voorbeeld op dat juridisch correct is en de juiste toon aanslaat.
Wat is een goed voorbeeld van een sommatiebrief?
Het versturen van de sommatiebrief gebeurt nadat je al meerdere malen de debiteur hebt gemaand om de factuur te voldoen. De toon van de sommatiebrief mag daarom zeker formeel zijn. De sommatiebrief wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd. In de brief vermeld je namelijk dat de debiteur, ondanks meerdere verzoeken om te betalen, in gebreke is gebleven. Wanneer de sommatiebrief geen betaling oplevert, draag je de vordering over aan een incassobureau. Dit betekent dat je kosten gaat maken om de vordering te innen. Het is logisch deze kosten te verhalen bij jouw debiteur. Vermeld daarom in je sommatiebrief dat de incassokosten bij de vordering zullen worden opgeteld. Daarnaast vermeld je tevens in de sommatiebrief de betalingstermijn en dat na overschrijden van deze termijn de overdracht naar een incassobureau plaatsvindt. In veel gevallen zal deze strengere toon en het risico op extra kosten uw debiteur doen bewegen te betalen.
Kan ik voorkomen dat ik de sommatiebrief moet versturen?
Wanneer je op het punt staat een sommatiebrief te versturen, dan zijn er liquiditeitsproblemen of de debiteur vindt dat je de verplichtingen nog niet bent nagekomen. Zeker het eerste genoemde geval is te voorkomen door vooraf een goede kredietwaardigheidscheck te doen. Dit geeft een concreet beeld of jouw klant in staat is de facturen tijdig te betalen. Wanneer de kredietwaardigheid van je debiteur slecht is, kan dit een reden zijn om andere betalingsafspraken te maken met je klant. De kredietwaardigheid checken voordat een klantrelatie wordt aangegaan, wordt door niet veel ondernemers gedaan. Toch is het verstandig om dit te doen. Op die manier heb je voldoende inzicht in het debiteurenrisico. Wist je namelijk dat 25% van de faillissementen binnen het MKB als oorzaak laat of niet-betalende debiteuren hebben?
Wat staat er in het sommatiebrief voorbeeld?
De gratis template van Atradius is opgesteld op basis van de praktijkervaring van Atradius Collections, actief in meer dan 50 landen. De sommatiebrief bevat alle elementen die een aanmaning juridisch correct en effectief maken:
- Gegevens van de schuldeiser : jouw volledige bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
- Gegevens van de debiteur : naam en adresgegevens van de partij die in gebreke is
- Referentie naar de openstaande factuur : factuurnummer, factuurdatum en het openstaande bedrag
- Formele ingebrekestelling : een duidelijke vermelding dat de debiteur ondanks eerdere verzoeken niet heeft betaald
- Laatste betalingstermijn : een concrete deadline, standaard 14 dagen na dagtekening
- Aankondiging incassokosten : conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) mag je bij niet-betaling incassokosten in rekening brengen; de template vermeldt dit correct
- Aankondiging overdracht : een expliciete vermelding dat bij uitblijven van betaling de vordering wordt overgedragen aan een incassobureau
Vul jouw eigen gegevens in, pas het bedrag en de factuurreferentie aan, en de brief is klaar om te versturen.
De voordelen van mkbZeker
2
Incasso tot 100% gedekt
3
Premie vanaf €100 per maand
4
Dekking tot €15.000 per klant in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittanië
Dek je debiteurenrisico af met mkbZeker
Het verzekeren van jouw debiteuren met behulp van mkbZeker is ook een oplossing om te voorkomen dat betaling van je debiteuren uitblijft. Vooraf wordt een goede check gedaan van jouw debiteur(en) om de kredietwaardigheid in te schatten.
Als na bovenstaande stappen betaling uitblijft, wordt de incassoprocedure door ons opgepakt. Mocht betaling alsnog uitblijven, dan wordt 90% van het uitstaande bedrag vergoed. Zo heb je het debiteurenrisico goed afgedekt en kan jij je focussen op veilige groei en innovatie van jouw onderneming.
