Voorbeeld sommatiebrief

In de praktijk komt het helaas voor dat ondanks alle tijd en energie, het innen van een vordering toch niets oplevert. Je komt dan op het punt om de vordering over te dragen aan een incassobureau. Alvorens je dat doet, stuur je eerst een sommatiebrief.

Uiteraard heb je een aantal stappen ondernomen alvorens je overgaat tot de sommatiebrief. Het begint allereerst met het versturen van de factuur waarin je de betalingstermijn vermeldt. Meestal staat de factuurtermijn en de datum waarop de betaling bijgeschreven moet zijn bij je duidelijk vermeld. Wanneer deze betalingstermijn wordt overschreden, dan stuur je een herinnering. Het is verstandig om dat kort na het verstrijken van de betalingstermijn te doen. In het ideale geval gebeurt dit binnen 5 dagen. Een gebruikelijke betalingstermijn voor de herinnering is 7 dagen. Mocht deze betalingstermijn overschreden worden, dan is het telefonisch benaderen van uw debiteur een effectief middel. In dit telefoongesprek achterhaal je wat de reden is van het niet-betalen van de factuur. Naar aanleiding daarvan kan je nieuwe afspraken maken met jouw debiteur. Dit kan bijvoorbeeld het maken van een aangepaste betalingsregeling zijn. Mocht betaling dan alsnog uitblijven? In dat geval stuur je een 2e herinnering. Pas hierna volgt de sommatiebrief.

Wat is een goed voorbeeld van een sommatiebrief?

Het versturen van de sommatiebrief gebeurt nadat je al meerdere malen de debiteur hebt gemaand om de factuur te voldoen. De toon van de sommatiebrief mag daarom zeker formeel zijn. De sommatiebrief wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd. In de brief vermeld je namelijk dat de debiteur, ondanks meerdere verzoeken om te betalen, in gebreke is gebleven. Wanneer de sommatiebrief geen betaling oplevert, draag je de vordering over aan een incassobureau. Dit betekent dat je kosten gaat maken om de vordering te innen. Het is logisch deze kosten te verhalen bij jouw debiteur. Vermeld daarom in je sommatiebrief dat de incassokosten bij de vordering zullen worden opgeteld. Daarnaast vermeld je tevens in de sommatiebrief de betalingstermijn en dat na overschrijden van deze termijn de overdracht naar een incassobureau plaatsvindt. In veel gevallen zal deze strengere toon en het risico op extra kosten uw debiteur doen bewegen te betalen.

Kan ik voorkomen dat ik de sommatiebrief moet versturen?

Wanneer je op het punt staat een sommatiebrief te versturen, dan zijn er liquiditeitsproblemen of de debiteur vindt dat je de verplichtingen nog niet bent nagekomen. Zeker het eerste genoemde geval is te voorkomen door vooraf een goede kredietwaardigheidscheck te doen. Dit geeft een concreet beeld of jouw klant in staat is de facturen tijdig te betalen. Wanneer de kredietwaardigheid van je debiteur slecht is, kan dit een reden zijn om andere betalingsafspraken te maken met je klant. De kredietwaardigheid checken voordat een klantrelatie wordt aangegaan, wordt door niet veel ondernemers gedaan. Toch is het verstandig om dit te doen. Op die manier heb je voldoende inzicht in het debiteurenrisico. Wist je namelijk dat 25% van de faillissementen binnen het MKB als oorzaak laat of niet-betalende debiteuren hebben?

De voordelen van mkbZeker

No cure, we pay!

Incasso tot 100% gedekt

Premie vanaf €100 per maand

Dekking tot €15.000 per klant in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittanië

Dek je debiteurenrisico af met mkbZeker

Het verzekeren van jouw debiteuren met behulp van mkbZeker is ook een oplossing om te voorkomen dat betaling van je debiteuren uitblijft. Vooraf wordt een goede check gedaan van jouw debiteur(en) om de kredietwaardigheid in te schatten.

Als na bovenstaande stappen betaling uitblijft, wordt de incassoprocedure door ons opgepakt. Mocht betaling alsnog uitblijven, dan wordt 90% van het uitstaande bedrag vergoed. Zo heb je het debiteurenrisico goed afgedekt en kan jij je focussen op veilige groei en innovatie van jouw onderneming.

Bekijk meer