Vijf risicosignalen bij klanten die elke CFO in de gaten moet houden

Elke achterstallige factuur heeft een voorgeschiedenis. 

Het komt zelden voor dat een klant van de ene op de andere dag verandert van een betrouwbare betaler in een wanbetaler. In de meeste gevallen zijn de waarschuwingssignalen al veel eerder zichtbaar door veranderingen in het betalingsgedrag, het aankoopgedrag en het gebruik van leverancierskrediet. 

Voor Chief Financial Officers (CFO’s) is de uitdaging niet om meer klantgegevens te verzamelen. De meeste bedrijven beschikken al over meer informatie dan ze redelijkerwijs kunnen verwerken. De uitdaging is om te bepalen welke gegevens een vroege indicatie geven van financiële problemen en welke slechts gebeurtenissen vastleggen die al hebben plaatsgevonden.

Dat onderscheid is van belang. Tegen de tijd dat een klant in een insolventieprocedure terechtkomt of een vordering een oninbare vordering wordt, is de kans om in te grijpen vaak al voorbij. De echte waarde ligt in het herkennen van de waarschuwingssignalen terwijl er nog tijd is om het risico te beperken, de cashflow te beschermen en betere kredietbeslissingen te nemen.

De meest waardevolle inzichten komen zelden voort uit een nieuw dashboard of een nieuwe informatiestroom. Vaker komen ze voort uit het bekijken van bekende gegevens vanuit een ander perspectief. Vijf gebieden zijn bijzonder waardevol: betalingsgedrag, veroudering van vorderingen, kredietbenutting, aankooppatronen en concentratie van de klantenportefeuille.

"CFO’s moeten zich afvragen of groei of kredietrisicobeheer de prioriteit moet zijn”, zegt Claus Gramlich-Eicher, Chief Financial Officer bij Atradius. "De realiteit is dat duurzame groei afhangt van inzicht in risico’s. Hoe beter we begrijpen hoe klanten zich gedragen en hoe dat gedrag in de loop van de tijd verandert, hoe zelfverzekerder we commerciële groei kunnen ondersteunen en tegelijkertijd de cashflow kunnen beschermen.”

1. Betalingsgedrag: waar het risico zich voor het eerst manifesteert 

Een indicator waar elke CFO inzicht in moet hebben en die een vroege waarschuwing geeft voor financiële problemen bij klanten: het betalingsgedrag.

Financiële overzichten zijn van nature achteraf gericht. Ze worden periodiek gepubliceerd en vaak met enige vertraging. Betalingsprestaties zijn veel actueler. Ze bieden een bijna realtime beeld van hoe klanten hun verplichtingen nakomen.

Een klant die altijd binnen de gestelde termijn heeft betaald, kan geleidelijk aan facturen iets later gaan betalen. Verzoeken om langere betalingstermijnen kunnen vaker voorkomen. Incasso-activiteiten vereisen mogelijk meer opvolging dan voorheen. Geen van deze veranderingen duidt op zichzelf noodzakelijkerwijs op financiële problemen. Bedrijven kunnen om vele redenen tijdelijke druk ervaren. Wanneer deze verschuivingen echter niet meer incidenteel maar consistent optreden, verdienen ze aandacht.

Het is van cruciaal belang om te focussen op trends, niet op afzonderlijke gebeurtenissen. Eén te late betaling is vaak te wijten aan administratieve vertragingen. Een patroon van steeds trager wordende betalingen kan wijzen op toenemende druk op de liquiditeit. Voor CFO’s is de nuttigere vraag niet of klanten te laat betalen, maar of ze later betalen dan zes of twaalf maanden geleden.

2. Veroudering van vorderingen: kijk verder dan het grootboek 

Veel bedrijven beschouwen debiteuren nog steeds voornamelijk als een incassotakenpakket. Dat is een gemiste kans. Een debiteurenboekhouding is een van de rijkste bronnen van klantinformatie die het financiële team ter beschikking staat. Het biedt een direct inzicht in hoe klanten zich gedragen zodra een betaling verschuldigd is. 

Voor CFO’s is dit niet louter een incassokwestie. Het is een kwestie van werkkapitaal. Elke extra dag dat een factuur onbetaald blijft, legt geld vast dat anders gebruikt zou kunnen worden om bedrijfsactiviteiten te financieren, in groei te investeren of de financieringsbehoefte te verminderen.

Gegevens over de ouderdom van vorderingen laten zien waar werkkapitaal vastzit en waar het incassorisico mogelijk toeneemt. Een toenemende concentratie van saldi in oudere categorieën komt zelden voor zonder een onderliggende reden. Even belangrijk is het om te begrijpen waar die achterstallige saldi zich bevinden. Een enkele grote achterstallige factuur trekt natuurlijk de aandacht, maar een geleidelijke toename van kleinere achterstallige bedragen over meerdere facturen kan net zo belangrijk zijn.

Door de trends in vorderingen in de loop van de tijd te volgen, kan worden vastgesteld waar de druk op het werkkapitaal toeneemt, lang voordat dit zichtbaar wordt in kasstroomprognoses of liquiditeitsratio’s.

Het doel is niet alleen om te begrijpen hoeveel geld klanten verschuldigd zijn. Het is om vast te stellen bij welke klanten het steeds moeilijker wordt om vorderingen te innen en of die trend verbetert of verslechtert.

De meeste bedrijven richten zich op omzetgroei, maar slechts weinigen besteden evenveel aandacht aan hoe snel die omzet in contanten wordt omgezet. In de praktijk kunnen twee klanten die dezelfde omzet genereren een heel verschillende impact hebben op het werkkapitaal, afhankelijk van hoe ze betalen. Inzicht in dat verschil kan de manier waarop jij de klantwaarde beoordeelt, veranderen.

3. Kredietgebruik: volg het kredietspoor 

Kredietlimieten zijn bedoeld om risicoblootstelling te beheersen, maar ze kunnen ook nuttig inzicht bieden in de financiële positie van een klant. Een klant die consequent dicht bij zijn beschikbare kredietlimiet opereert, maakt mogelijk een snelle groei door. Het kan ook zijn dat hij in toenemende mate vertrouwt op leverancierskrediet als bron van werkkapitaal.

De context is belangrijk. Een hoger gebruik van handelskrediet hoeft op zich geen reden tot zorg te zijn. Wanneer dit echter samengaat met een tragere betalingsprestatie, kan dit erop wijzen dat de liquiditeit krap wordt en dat de klant steeds afhankelijker wordt van externe financiering. 

4. Aankooppatronen: lees veranderingen in het gedrag van klanten

Klanten die onder financiële druk staan, veranderen zelden slechts één aspect van hun gedrag. Aankooppatronen verschuiven vaak samen met het betalingsgedrag. Ordervolumes kunnen minder voorspelbaar worden. Klanten kunnen overschakelen van grotere orders naar kleinere en frequentere aankopen. Voorraadverplichtingen kunnen worden teruggeschroefd. Beslissingen over uitgaven kunnen voorzichtiger worden. 

Dergelijke veranderingen kunnen het gevolg zijn van vele factoren, waaronder een zwakkere vraag, sectorspecifieke ontwikkelingen of bredere economische omstandigheden. Wanneer een lagere aankoopactiviteit echter gepaard gaat met trager betalingsgedrag en een intensiever gebruik van handelskrediet, kan dit erop wijzen dat een bedrijf actief bezig is met het behouden van liquide middelen. De sterkste waarschuwingssignalen doen zich vaak voor wanneer meerdere indicatoren in dezelfde richting wijzen.

5. Concentratie in de klantenportefeuille: inzicht in waar het risico ligt

Het beoordelen van klantrisico’s gaat niet alleen over het evalueren van individuele kopers. Het gaat ook om inzicht in hoe het risico over de portefeuille is verdeeld. 

Veel bedrijven zijn verrast wanneer ze ontdekken hoeveel van hun debiteurenrisico bij een relatief klein aantal klanten ligt. In een gunstig economisch klimaat lijkt dit misschien beheersbaar. Het wordt echter veel belangrijker wanneer een van die klanten in financiële moeilijkheden raakt. Een grote klant kan evenveel risico met zich meebrengen als een zwakke klant.

Neem bijvoorbeeld een bedrijf waar één enkele klant goed is voor 20% van de uitstaande vorderingen. Zelfs als die klant een sterke betalingsgeschiedenis heeft, kan elke verslechtering van zijn financiële positie een onevenredig grote impact hebben op de cashflow, het werkkapitaal en de liquiditeit.

Voor CFO’s is het van cruciaal belang om inzicht te hebben in concentraties per klant, sector en regio. De vraag is niet alleen of een klant kan betalen, maar ook hoeveel impact het bedrijf zou ondervinden als dat niet het geval zou zijn.

Hetzelfde principe geldt op sectorniveau. Een klantenportefeuille die sterk geconcentreerd is in één enkele sector kan gezond lijken, totdat die sector onder druk komt te staan. De daaruit voortvloeiende toename van betalingsachterstanden en kredietrisico’s kan dan meerdere klanten tegelijk treffen.

"Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een CFO is te beslissen welke risico’s het waard zijn om te nemen. De meeste bedrijven kunnen een op zichzelf staande betalingsachterstand wel opvangen”, voegt Gramlich-Eicher toe. „De grotere uitdaging is ervoor te zorgen dat risico’s zich niet onopgemerkt opstapelen over klanten, sectoren of markten heen. Als dat wel gebeurt, kan zelfs een kleine schok een veel grotere financiële impact hebben.”

Van inzicht naar actie 

Klantgegevens kunnen een vroege waarschuwing geven voor een verslechterende financiële gezondheid. Ze kunnen echter niet voorkomen dat een klant failliet gaat. Het is de taak van CFO’s om inzichten om te zetten in actie.

Dat kan betekenen dat het risico moet worden verminderd, de betalingsvoorwaarden moeten worden aangescherpt of kredietlimieten opnieuw moeten worden beoordeeld. Het kan ook betekenen dat aanvullende bescherming moet worden gezocht wanneer klantconcentraties of marktomstandigheden de potentiële impact van een wanbetaling vergroten. 

Voor veel bedrijven maakt handelskredietverzekering deel uit van dat bredere risicobeheerkader. Het vult interne klantkennis aan met externe kredietinformatie, voortdurende monitoring en bescherming tegen verliezen wanneer klanten niet betalen. AI-technologie speelt een steeds belangrijkere rol bij het analyseren van betalingsgedrag binnen grote klantenportefeuilles.

In een omgeving waarin economische omstandigheden snel kunnen veranderen, komt concurrentievoordeel steeds vaker voort uit het begrijpen van risico’s voordat deze zichtbaar worden in de jaarrekening. Het beschermen van de cashflow is geen kwestie van het beschikken over meer gegevens. Het gaat erom te herkennen wat de gegevens je vertellen en actie te ondernemen voordat waarschuwingssignalen uitmonden in verliezen. 

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe je jouw eigen kredietrisicostrategie kunt versterken, en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om voorop te blijven lopen.