Aanmaning voorbeeld

Wat moet u doen voordat u een aanmaning, ook wel ingebrekestelling of sommatie genoemd, naar uw klant gaat versturen?

Voordat u een aanmaning naar uw klant gaat versturen, heeft u al een aantal handelingen verricht om uw klant aan te zetten tot betaling. Bijvoorbeeld door het versturen van een betalingsherinnering of het achterlaten van een telefonische reminder. Beide zijn logische stappen die voor de laatste aanmaning plaatsvinden.

 

In de laatste fase van betaling ontstaat er een uitdagende balans tussen de betaling van de openstaande vorderingen en het in stand houden van de relatie met uw klant. Zet u te weinig druk? Dan is de kans groot dat betaling uitblijft en dat het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau de enige oplossing is. Te veel druk op uw klant? Dan is er een grote kans dat de relatie wordt beschadigd. En daarmee wordt de kans dat de vordering slaagt aanzienlijk verkleind.
 

 

Hoe ga ik te werk voordat ik een aanmaning verstuur?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de markt waarin u werkt, B2C of B2B. In dit artikel besteden we aandacht aan de procedure voor de B2B markt.

 

Het verschil tussen de twee markten is dat een aanmaning voor een particulier aan een aantal wettelijke eisen dient te voldoen. Zodoende is de procedure (met of zonder incassobureau) in de B2C markt beduidend anders.

 

De procedure voor het versturen van een aanmaning aan een andere onderneming bestaat uit de volgende vier stappen:

  1. Een eerste betalingsherinnering/aanmaning versturen (ongeveer 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur);

  2. Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (2 dagen nadat de termijn in de eerste aanmaning is verstreken);

  3. Telefonisch contact opnemen met uw klant als betaling uitblijft;

  4. Een aanmaning/ingebrekestelling versturen.

 

Uiteraard wilt u bij de eerste stappen de relatie met uw klant zoveel mogelijk in stand houden. Uw klant zal hoogstwaarschijnlijk begrijpen dat u een herinnering stuurt wanneer een betaling uitblijft. Een strakke en klantvriendelijke inrichting van de aanmaningsprocedure verhoogt de kans op betaling. De professionaliteit van u en uw onderneming staat zo namelijk met de poten in de klei. Daardoor voelt uw klant een grotere betalingsplicht en -drang. Is uw klant voldoende liquide? Dan zal hij of zij over het algemeen na stap 1 of 2 in de procedure de openstaande facturen betalen. Versturing van een aanmaning is in dat geval niet noodzakelijk.
 

Maak gebruik van een handig template om uw aanmaningsbrief op te stellen


 

Een klantvriendelijke aanmaning

Bent u toch genoodzaakt om de aanmaning ofwel ingebrekestelling te versturen? Een gepaste insteek is dan sterk aan te raden. Daarmee kunt u voorkomen dat de relatie met uw klant onder druk komt te staan. Tip voor een klantvriendelijke insteek: breng de incassokosten niet gelijk in rekening. Daarmee vergroot u de kans dat de relatie in stand blijft, waardoor de kans dat het te vorderen bedrag binnenkomt aanzienlijk groter wordt.
 

 

Waar moet een aanmaning aan voldoen?

Het is verstandig om een aantal zaken te benoemen in de aanmaning die nodig zijn om een juridische procedure op te starten. Zo benoemt u onder andere dat u de (juridische) kosten in rekening zal brengen bij het uitblijven van betaling. Verder stelt u de klant op de hoogte dat er overdracht naar een incassobureau plaatsvindt wanneer de vordering niet voldaan wordt. Het benoemen van deze twee zaken kan overigens helpen om de klant toch nog over te laten gaan tot betaling van de factuur. De toonzetting mag bij een aanmaning namelijk wat zakelijker. Hierdoor heeft uw klant in de gaten dat het echt menens is en krijgt de betaling van uw factuur ineens meer prioriteit. Overigens is het handig om in de brief te verwijzen naar de eerdere herinneringen die zijn verstuurd en wat de consequenties zijn bij het uitblijven van betaling.
 

 

Hoe voorkom ik dat ik een aanmaning moet versturen?

Er is niets frustrerender dan steeds achter uw debiteuren aan te moeten gaan. Erger nog is het uiteindelijk afboeken van vorderingen, omdat uw klant u niet meer kan betalen. Dit is niet altijd te voorkomen. Er zijn echter wel een aantal handelingen waarmee u dit risico zoveel mogelijk beperkt:


 

mkbZeker als oplossing wanneer betaling na de definitieve aanmaning uitblijft

Het verzekeren van uw debiteuren met behulp van mkbZeker is ook een oplossing om te voorkomen dat betaling van uw debiteuren uitblijft. Vooraf wordt een goede check gedaan van uw debiteur(en) om de kredietwaardigheid in te schatten.

 

Als na bovenstaande stappen betaling uitblijft, wordt de incassoprocedure door ons opgepakt. Mocht betaling alsnog uitblijven, dan wordt 90% van het uitstaande bedrag vergoed. Zo heeft u het debiteurenrisico goed afgedekt en kunt u zich focussen op veilige groei en innovatie van uw onderneming.

 

Gerelateerde content

Het incassobureau: een belangrijke samenwerkingspartner

Wat betekent het voor de continuïteit van uw organisatie als één of meerdere van uw klanten hun facturen niet (tijdig) betalen?

Nieuwe klant? Check de kredietwaardigheid

Kredietwaardigheid is de inschatting of u een bedrijf of persoon in staat acht een financiering terug te betalen.

8 tips voor een goed ondernemingsplan

Het overgrote deel van de starters bestaat helaas na twee jaar niet meer. De meest voorkomende reden hiervan is een slechte voorbereiding.