Debiteurenbeheer is binnen de meeste ondernemingen een onderschatte activiteit. Dat is spijtig, want een groot deel van de faillissementen heeft slecht debiteurenbeheer als onderliggende oorzaak.
Een goed debiteurenbeheer kan ervoor zorgen dat u uw groeiambities kunt financieren vanuit uw cashflow. Het is dus de hoogste tijd om uw eigen debiteurenbeheer strak te trekken en dit artikel helpt u daarbij.
Uw debiteurenrisico in kaart brengen
Uw debiteurenrisico inzichtelijk maken is een belangrijke stap. Voornamelijk wanneer u op factuurbasis werkt, is dit een essentiële factor in het stroomlijnen van uw debiteurenbeheer. Dit kunt u bereiken door de opbouw van uw debiteurenportefeuille in kaart te brengen. Hoe is de verspreiding van het debiteurenrisico? Heeft u één grote klant welke zorgt voor een groot deel van de liquiditeit?
Indien dit het geval is dan is het goed om na te denken over de gevolgen wanneer een klant niet betaalt. Brengt dit risico de continuïteit van uw onderneming in gevaar? Als het uitblijven van betalingen van bepaalde debiteuren serieuze gevolgen kan hebben dan is het verstandig om maatregelen te treffen. Daarmee beperkt u het debiteurenrisico binnen uw onderneming om zo uw ambities en doelstellingen te bewerkstelligen. Hoe gaat de implementatie nu eigenlijk in zijn werk?
Een strak debiteurenbeheer implementeren
Het is belangrijk om uw debiteurenbeheer strak neer te zetten binnen uw eigen onderneming. Dit begint al op het moment dat u optionele nieuwe klanten benadert. Worden er momenteel acties ondernomen binnen uw bedrijf om te toetsen of uw prospects kredietwaardig zijn? Veel ondernemingen toetsen dit vooraf niet, met als gevolg dat facturen niet op tijd worden betaald. Of sterker nog: dat betaling volledig uitblijft en er incassomaatregelen getroffen moeten worden.
Uiteraard kunt u zakendoen met minder kredietwaardige klanten. U kunt in dat geval het debiteurenrisico beperken door alternatieve betalingsafspraken te maken. Bijvoorbeeld door een deel van de factuur vooruit te laten betalen. Om uw prospect en potentiële samenwerking op kredietwaardigheid te toetsen heeft u diverse mogelijkheden.
10 tips voor een strak debiteurenbeheer
"Groei met strak debiteurenbeheer"
Investeer en factureer
De volgende stap in het debiteurenbeheer is het stroomlijnen van uw facturatieproces. Indien u met grote regelmaat hoge bedragen factureert, dan is een investering in goede facturatie software geen gemis. Met name wanneer uw software naast facturatie doeleinden ook geschikt is voor de inrichting van uw processen. Door de tijd die u hiermee bespaart, verdient u deze investering snel terug. Juiste software zorgt er helaas niet voor dat u het proces van een strak debiteurenbeheer goed uitvoert. Het helpt u echter wel om uw betalingsherinneringen strak in te regelen kort nadat de betalingstermijn is verstreken.
In dit proces is het verstandig om de volgende stappen goed in te regelen:
Versturen van twee betalingsherinneringen kort na verstrijken van de betalingstermijnen;
Telefonische reminder geven aan klant;
Versturen aanmaning/ingebrekestelling;
Inschakelen van een incassobureau
Wanneer u handelt vanuit deze stappen, zal dit bijdragen aan het creëren van druk bij uw klanten om de facturen tijdig te betalen. Dit heeft direct invloed op uw cashflow en geeft u zo meer ruimte om met eigen middelen de groei van uw onderneming te financieren. U kunt zo veilig blijven ondernemen. Daarnaast komt u richting uw klant professioneel over. U laat zien dat u dit proces strak heeft ingericht, waardoor betalingsplichten serieus genomen worden door uw debiteuren.
Partijen om mee samen te werken voor een goed debiteurenbeheer
Is uw debiteurenbeheer strak ingeregeld, uitgaande van de bovenstaande stappen en punten? Zo ja, dan heeft u de juiste stappen genomen om uw debiteurenrisico te verlagen. Volledige garantie dat uw debiteuren betalen heeft u echter nooit. Het kan helaas nog steeds gebeuren dat er vanuit een externe partij druk moet worden gezet om uw betalingen te vorderen.
Een nauwe samenwerking aangaan met een betrouwbaar incassobureau is om die reden een onderdeel van strak debiteurenbeheer. Het verkleinen van de risico’s is uiteindelijk het voornaamste doel. Het compleet afdekken van dit debiteurenrisico kunt u doen door uw debiteuren te verzekeren. Met een kredietverzekering van Atradius heeft u een toegankelijke dienst waarmee u dit kunt regelen. In deze service zitten de kosten voor het incassobureau inbegrepen via Atradius Collections, een incassobureau met wereldwijde dekking.
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen of heeft u een specifieke vraag?