Debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van uw onderneming. Maar begrijpelijkerwijs is het niet de favoriete bezigheid van de meeste ondernemers.
Dat heeft als gevolg dat er vaak te weinig aandacht aan wordt besteed. Waardoor de debiteurentermijn te lang is. En dat brengt nadelen met zich mee.
Doordat uw facturen te laat worden betaald, heeft u te weinig financiële middelen om uw groeiambities te realiseren. Doordat uw liquide middelen vastzitten in uw debiteuren, kan het zelfs gebeuren dat u niet langer aan uw eigen verplichtingen kan voldoen. Bijvoorbeeld uw eigen rekeningen betalen voor leveranciers en dergelijke.
Het is dus de hoogste tijd om uw eigen debiteurenadministratie onder de loep te nemen. Met de informatie in dit artikel kunt u flinke slagen maken, waardoor u verantwoord kunt ondernemen.
Hoe kunt u een goede debiteurenadministratie inrichten?
Een sterke debiteurenadministratie biedt inzicht in uw debiteurenportefeuille. Bijvoorbeeld welke vorderingen er al een aanzienlijke termijn openstaan. Dit inzicht zorgt ervoor dat u tijdig kunt (bij)sturen. Bepaal dus in eerste instantie wat er nodig is om het benodigde inzicht in uw debiteurenportefeuille te verkrijgen. Het kan zijn dat u enkele facturen per maand verstuurd en dat u daardoor prima uit de voeten komt met een Excel-bestand. Wanneer het aantal wat groter is, dan is een investering in goede software geen overbodige luxe. Daarmee kunt u het proces voor uw debiteurenadministratie goed inrichten. Ofwel het proces dat plaatsvindt wanneer uw factuur niet tijdig betaald wordt. Een goed ingericht proces kan er als volgt uitzien:
Debiteurenadministratie inrichting stappenplan
Een betalingsherinnering versturen (ongeveer twee dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur);
Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (twee dagen nadat de termijn in de eerste betalingsherinnering is verstreken);
Telefonisch contact opnemen met uw klant wanneer betaling uitblijft, waarbij u eventueel een betalingsregeling treft;
De definitieve aanmaning/ingebrekestelling versturen;
Uit handen geven aan een incassobureau.
De bovengenoemde stappen strak opvolgen is belangrijk om uw proces effectief in te richten. Hiermee laat u uw klant zien dat u hier kort op zit. Dat maakt de kans op betaling aanzienlijk groter. Naast een goede inrichting van uw processen, is het verstandig om de kredietwaardigheid van uw nieuwe klant te checken, alvorens een nieuwe samenwerking aan te gaan. Indien uw nieuwe relatie niet kredietwaardig is, dan kunt u eventueel andere betalingsafspraken treffen. Hiermee verkleint u het debiteurenrisico dat u als ondernemer draagt.
Wat levert een goede debiteurenadministratie op?
Een goede debiteurenadministratie zorgt ervoor dat het bedrag wat bij uw debiteur uit staat sneller op de rekening staat. Dit zorgt er dan weer voor dat er meer liquide middelen beschikbaar zijn. U kunt dan makkelijker de rekeningen betalen. Het geeft echter ook ruimte om de ambities die u met uw onderneming heeft te financieren. Als u wil groeien dient u vaak een aantal zaken voor te financieren. Bijvoorbeeld door het aanleggen van extra voorraad of het aannemen van extra personeel. Wanneer uw debiteuren te lang uitstaan dan kan het zijn dat er onvoldoende liquide middelen beschikbaar zijn om dit voor te financieren. Een externe financiering is dan nodig en dit levert vaak de nodige vertraging op. Daarnaast kan een goede debiteurenadministratie essentieel zijn om de continuïteit van uw onderneming te borgen. Wist u bijvoorbeeld dat 25% van de faillissementen wordt veroorzaakt door te laat betalende debiteuren?
Een kredietverzekering als goede aanvulling op uw debiteurenadministratie
Met een kredietverzekering van Atradius heeft u een krachtige aanvulling op uw debiteurenadministratie. Allereerst geven wij u de mogelijkheid om een professionele kredietwaardigheidscheck op uw potentiële klant uit te voeren.
U geniet ook van de incassoservice Atradius Collections: een incassobureau met wereldwijde dekking. Blijft betaling van uw debiteur uiteindelijk toch volledig uit? Dan is 90% van uw vordering verzekerd.
Met een kredietverzekering dekt u het debiteurenrisico volledig af. Zodat u ongestoord uw groeiambities kunt realiseren. En gewoon kunt blijven ondernemen.