De kwaliteit van uw herinneringsfactuur opschroeven?

Werkt u op factuurbasis? Dan krijgt u vroeg of laat te maken met een verstrijkende betalingstermijn. Welke stappen neemt u dan? Vanzelfsprekend verstuurt u een herinneringsfactuur.

Maar welke toon is passend – en zorgt er tevens voor dat u de betaling ontvangt? Hoe snel na het verstrijken van de betalingstermijn stuurt u de herinneringsfactuur? En hoe verder?

Een proces vormen om al deze stappen strak neer te zetten maakt de kans dat u een betaling op tijd ontvangt aanzienlijk groter. Bovendien draagt een professionele inrichting bij aan uw algehele merk. Daarom kunt u in dit artikel alles lezen dat u nodig heeft voor een goede en succesvolle herinneringsfactuur.

Wanneer stuur ik de eerste herinneringsfactuur?

Een onderwerp waar de meningen over zijn verdeeld. Onze voorkeur gaat ernaar uit om kort na het verstrijken van de betalingstermijn de herinneringsfactuur te versturen. Binnen vijf dagen na het verstrijken van de termijn, om precies te zijn. De reden is uiteraard dat hoe sneller u dit doet, des te groter de kans dat de vordering binnen redelijke tijd op uw rekening staat. Daarnaast geeft u hiermee het signaal af dat u uw debiteurenbeheer strak heeft neergezet. En dat u scherp bent op achterstallige betalingen. Dit zal uw debiteur meekrijgen, waardoor hij of zij bij u sneller geneigd is om op tijd te betalen. U komt hiermee dus sterker en professioneler over op uw klanten, wat u zeker ten goede komt.

Een logische betalingstermijn voor de herinneringsfactuur is zeven tot veertien dagen. Normaliter gaat de voorkeur uit naar een betalingstermijn van zeven dagen. Uw debiteur heeft (als u dit zo heeft ingericht) al dertig dagen de tijd gehad om uw factuur te betalen. Daar vervolgens nog eens veertien dagen ruimte aan vastmaken is wel heel schappelijk. Die extra ruimte bieden kan ervoor zorgen dat uw debiteur u – en daarmee uw factuur – minder serieus neemt.

Wat doe ik na het versturen van de eerste herinneringsfactuur?

Het komt regelmatig voor dat de vordering niet wordt betaald – ook niet na het versturen van de eerste herinneringsfactuur. Er zijn diverse mogelijke redenen waarom de betaling uitblijft. Uw debiteur kan bijvoorbeeld van nature nalatig zijn met betalingen. Het kan echter ook serieuze liquiditeitsproblemen omvatten, waardoor de kans dat uw factuur wordt betaald aan de kleine kant is. Het is verstandig om na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste herinnering daarom eerst telefonisch contact op te nemen. Mocht uw debiteur simpelweg nalatig zijn, dan helpt een telefonische reminder zeker om de vordering snel op uw rekening binnen te hebben.

Wanneer er sprake is van liquiditeitsproblemen bij uw debiteur, dan kan een belafspraak ook zeer nuttig zijn. Indien uw debiteur welwillend is kan er in een gesprek vaak ruimte ontstaan om samen tot een goede oplossing te komen. Zoals een betalingsregeling. Niet enkel een handige regeling om uw vordering te innen, maar ook om de relatie met uw klant te bewaken.

Betalingsregelingen kunt u het best schriftelijk vastleggen. Mocht de stroeve samenwerking onverhoopt uitlopen in een juridische procedure, dan heeft u de aangepaste afspraken vastgelegd als bewijs.

Werpt ook het telefonische gesprek geen vruchten af? Dan kunt u alsnog de tweede herinneringsfactuur – ook wel tweede aanmaning genoemd – versturen. Werkt ook de tweede aanmaning niet, dan wordt het tijd voor de ingebrekestelling. Hierin vermeldt u dat u de vordering uitbesteed aan een incassobureau wanneer betaling vooralsnog uitblijft. En dat u de daarbij horende kosten bij uw debiteur in rekening brengt.

Hoe kan ik voorkomen dat er een herinneringsfactuur verstuurd moet worden?

Wat u vanzelfsprekend niet wilt, is veel tijd steken in uw debiteurenbeheer, omdat uw klanten laat (of helemaal niet) betalen. Gelukkig zijn er een aantal zaken die de kans dat u überhaupt een herinneringsfactuur moet sturen, een stuk kleiner maken. Eén de belangrijkste zaken waar u zelf eenvoudig op kunt sturen, is weten met wie u een samenwerking aangaat. Uw nieuwe relatie toetsen op kredietwaardigheid is hierin een sterke actie. Zo krijgt u een helder beeld in hoe uw klant er financieel voor staat. Blijkt uw nieuwe debiteur niet erg kredietwaardig? Dan kunt u de samenwerking heroverwegen, of strakke betalingsafspraken formuleren. Bijvoorbeeld een deel van de vordering vooraf te laten betalen.

Dek het debiteurenrisico af met  mkbZeker

Hoe degelijk de getroffen maatregelen ook zijn, betaling van uw debiteur kan alsnog uitblijven. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben, u loopt namelijk het risico dat de continuïteit van uw onderneming in gevaar komt. Zeker een risico om te overwegen. Met mkbZeker van Atradius heeft u een complete service, welke het leeuwendeel van het debiteurenrisico afdekken. Voordat u een nieuwe samenwerking aan gaat, heeft u de mogelijkheid om een kredietwaardigheidscheck te laten uitvoeren. Indien betaling toch uitblijft heeft u met Atradius Collections een goed incassobureau achter de hand waar u de vordering aan uit handen geeft.

Wilt u graag een eerste inzicht in uw debiteurenrisico?