De definitieve aanmaning: hoe ontvangt u de betaling?

Wat moet u doen voordat u de definitieve aanmaning (ook wel ingebrekestelling) naar uw klant gaat versturen?

Voordat u de definitieve aanmaning (ook wel ingebrekestelling) naar uw klant gaat versturen, heeft u zeer waarschijnlijk een aantal handelingen verricht om uw klant aan te zetten tot betaling. Bijvoorbeeld door het versturen van een betalingsherinnering of het achterlaten van een telefonische reminder. Beide zijn logische stappen die voor de laatste aanmaning plaatsvinden.

In deze fase van betaling en samenwerking ontstaat er echter een uitdagende balans. Namelijk tussen de vordering ontvangen van uw klant en het in stand houden van de relatie. Zet u te weinig druk? Dan is de kans groot dat betaling uitblijft en dat het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau de enige oplossing is. Te veel druk van uw kant? Dan is er een grote kans dat de relatie met uw klant wordt beschadigd. En daarmee wordt de kans dat de vordering slaagt aanzienlijk verkleind.

Hoe ga ik te werk voordat ik de definitieve aanmaning verstuur?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de markt waarin u werkt, B2C of B2B. In dit artikel besteden we aandacht aan de procedure voor de B2B markt.

Het verschil tussen deze twee markten is dat een aanmaning voor een particulier aan een aantal wettelijke eisen dient te voldoen. Zodoende is de procedure (met of zonder incassobureau) in de B2C markt beduidend anders.

De meest logische procedure voor het versturen van een aanmaning aan een andere ondernening bestaat uit de volgende stappen:

  1. Een eerste betalingsherinnering/aanmaning versturen (ongeveer 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur);
  2. Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (2 dagen nadat de termijn in de eerste aanmaning is verstreken);
  3. Telefonisch contact opnemen met uw klant als betaling uitblijft;
  4. De definitieve aanmaning/ingebrekestelling versturen.

Het is aan te raden deze stappen strak uit te voeren. Uiteraard wilt u zeker bij de eerste stappen de relatie met uw klant zoveel mogelijk in stand houden. Deze zal hoogstwaarschijnlijk begrijpen dat u een herinnering stuurt wanneer de betaling uitblijft. Een strakke en klantvriendelijke inrichting van de aanmaningsprocedure verhoogt de kans op betaling. De professionaliteit van u en uw onderneming staat zo namelijk met de poten in de klei. Daardoor voelt uw klant een grotere betalingsplicht en -drang. Is uw klant voldoende liquide? Dan zal hij of zij over het algemeen na stap 1 of 2 in de procedure de openstaande facturen betalen. Versturing van de definitieve aanmaning is in dat geval niet noodzakelijk.

Een klantvriendelijke definitieve aanmaning

Bent u toch genoodzaakt om de definitieve aanmaning ofwel ingebrekestelling te versturen? Een gepaste insteek is dan sterk aan te raden. Daarmee kunt u voorkomen dat de relatie met uw klant onder druk komt te staan. Tip voor een klantvriendelijke insteek: breng de incassokosten niet gelijk in rekening. Daarmee vergroot u de kans dat de relatie in stand blijft, waardoor de kans dat het te vorderen bedrag binnenkomt aanzienlijk groter wordt.

Download hier voorbeeld aanmaning

Hoe voorkom ik dat ik een definitieve aanmaning moet versturen?

Er is niets frusterender dan steeds achter uw debiteuren aan te moeten gaan. Erger nog is het uitendelijk afboeken van vorderingen, omdat uw klant u niet meer kan betalen. Dit is niet altijd te voorkomen. Er zijn echter wel een aantal handelingen waarmee u dit risico zoveel mogelijk beperkt, welke zijn:

  • Een kredietwaardigheidscheck doen van uw grootste afnemers;
  • Ervoor zorgen dat u een goed incassobureau kunt inschakelen indien nodig;
  • Het verzekeren van uw debiteuren (incasso is dan tevens gedekt).

mkbZeker als oplossing wanneer betaling na de definitieve aanmaning uitblijft

Ook het verzekeren van uw debiteuren met behulp van mkbZeker is een oplossing om te voorkomen dat betaling van uw debiteuren uiteindelijk uitblijft. Vooraf wordt een goede check gedaan van uw debiteur(en) om de kredietwaardigheid in te schatten. Als na bovenstaande stappen betaling uitblijft, wordt de incassoprocedure door ons opgepakt. Mocht betaling alsnog uitblijven, dan wordt 90% van het uitstaande bedrag vergoed. Zo heeft u het debiteurenrisico goed afgedekt en kunt u zich focussen op veilige groei en innovatie van uw onderneming.

Check hier gratis uw grootste debiteur

Gerelateerde content

De eerste factuur maken: hét moment voor elke starter

U heeft hard gewerkt om een goed plan te maken en uw onderneming op te richten. Er is een goed uitgedachte propositie en u heeft veel tijd gestoken in het acquireren van uw eerste klanten.

Dubieuze debiteuren; grote groeivertragers

Nagenoeg iedere ondernemer ambieert groei. En met ambitie komt risico. Dit weet elke ondernemer. Die risico’s kunnen echter vanuit onverwachte hoek komen.

Nieuwe klant? Check de kredietwaardigheid

Kredietwaardigheid is de inschatting of u een bedrijf of persoon in staat acht een financiering terug te betalen.