10 tips voor een effectieve aanmaning

Klant betaalt niet? 10 tips voor een effectieve aanmaning

Niets is zo frustrerend als een klant die niet of niet tijdig betaalt. Het zorgt voor irritatie, bemoeilijkt de verdere samenwerking en kan de cashflow van je bedrijf schaden. Stuur dus een tijdige aanmaning. Deze tien tips laten zien hoe je dat kordaat en correct doet.

• Sluit af met aanmaning tot actie
• Sla een positieve toon aan
• Noem een concrete datum

1. Werk met begin, midden en einde
Open met de reden van de aanmaning. Simpel gesteld: de klant heeft niet betaald. Voeg in het midden de factuurnummers, bedragen en vervaldagen ter verduidelijking toe. Afsluiten doe je met een aanmaning tot actie. Geef daar ook aan wat de eventuele gevolgen zijn als de klant nog steeds niet betaalt.

Atradius Kreditversicherung - businesswoman reading document






 

 

 

 

2. Houd de boodschap positief
Niet altijd even makkelijk, want je wacht op je geld. Toch levert een positieve toon vaak meer op. Houd het zakelijk en laat ergernis achterwege. Denk aan zinnen als: “We herinneren u aan nog openstaande facturen. Conform de afspraken bevestigen we hierbij de op voorhand bepaalde regeling.”

3. Spreek iemand persoonlijk aan
Schrijf niet vanuit jezelf, maar richt je tot de ander. In plaats van “Ik wacht nog op mijn geld” zeg je bijvoorbeeld: “U heeft verzaakt de openstaande facturen 1 tijdig te betalen. We manen u aan over te gaan tot het uitvoeren van betaling X.”

4. Formuleer concrete data
Het laatste wat je met een aanmaning wilt bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. Zeg niet ‘dringend’ of ‘binnen acht dagen’, maar noem een concrete datum.

5. Vermeld het totaalplaatje
Som alle openstaande facturen op, dus ook degene die nog niet vervallen zijn. Met een beetje geluk betaalt de klant deze meteen mee.

6. Benoem nooit om de hoeveelste aanmaning het gaat
Een slimme ‘trage betaler’ weet perfect hoe ver hij kan gaan met het niet betalen van een factuur voor hij juridisch in de problemen komt. Door niet te benoemen om de hoeveelste aanmaning het gaat, vermijd je dat de klant er een spelletje van maakt.

7. Maak van een nadeel een voordeel
Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus op de goede zakelijke relatie en de wil om verder zaken te doen zodra de betaling is uitgevoerd. “Wanneer de betaling binnen is, kunnen we weer bestellingen leveren” klinkt veel constructiever dan “Betaal nu of er volgen gerechtelijke stappen”.


Incasso rekenmachine
8. Durf creatief te zijn
Bij slecht betalende debiteuren werkt een standaardbrief niet. Waarschijnlijk komt deze op de grote stapel . Zorg bij deze groep dus dat je opvalt door een creatievere aanpak. Zet bijvoorbeeld een positieve kreet op de envelop ("Maak snel open, en maak kans op een goede zakelijke relatie"). Uit de effectiviteit van je aanmaningen kun je opmaken welke aanpak het beste werkt.

9. Benoem de sancties
Benoem altijd de sanctie voor het niet tijdig betalen van de rekening. Vermeld alléén de sanctie die je ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Loze dreigingen hebben geen enkel nut.

10. Houd het bij drie aanmaningen
Laat de striktheid per aanmaning escaleren. In de eerste aanmaning blijf je nog positief. Spoor aan tot dialoog en vermijd negatieve woorden als ‘probleem’ of ‘klacht’. De tweede aanmaning mag kordater. Blijf beleefd, maar benadruk de ernst van de zaak. Eventuele kosten of interesten kunnen hier aangerekend worden. De derde en laatste aanmaning bevat krachtige toon en taal. Volg je algemene voorwaarden. Schadebeding en interesten komen hier zeker aan bod.

Tot slot
Geen antwoord? Vermoedelijk ben je dan niet de enige gedupeerde die op zijn geld wacht. Ga in dit geval direct over tot incasso.

Wil je als ondernemer bezig zijn met de essentie van je bedrijf en niet met het opvolgen van elke factuur? Dat biedt een kredietverzekering uitkomst. De voordelen zijn legio. Je krijgt een financiële beoordeling, zodat je weet of je afnemer kan betalen. Er wordt incasso gevoerd wanneer facturen toch open blijven staan. En we keren uit als de betaling helemaal uitblijft.

Gerelateerde content

9 tips tegen identiteitsfraude

Identiteitsfraude is een relatief onbekende maar snel groeiende vorm van fraude.

Zo ontmasker je een fraudeur

Slachtoffer worden van een dergelijke fraudeur geeft veel frustratie.

Tips om als ZZPer betaald te krijgen

De meeste ZZP’ers werken als freelancers, en maken gebruik van een contractvorm waarbij een bedrijf of een individu zich verbindt om een prestatie te leveren voor een opdrachtgever.

Disclaimer

De informatie in dit document wordt uitsluitend ter algemene informatie verstrekt en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De toepasselijke voorwaarden zijn te vinden in de polis of de betreffende product- of dienstverleningsovereenkomst. Niets in dit document mag worden opgevat als strekkende tot enigerlei recht, verplichting, verantwoordelijkheid of advies aan de zijde van Atradius, en derhalve ook niet tot enigerlei verplichting tot het uitvoeren van due diligence op afnemers of ten behoeve van uzelf. Indien Atradius due diligence op een afnemer uitvoert, gebeurt dit ten behoeve van haar eigen acceptatiedoeleinden en niet ten behoeve van de verzekeringsnemer of enige andere persoon. Daarnaast zijn noch Atradius noch enige aan haar verbonden ondernemingen, deelnemingen of dochterondernemingen aansprakelijk voor welke directe, indirecte, speciale, incidentele of gevolgschade dan ook voortvloeiende uit het gebruik van de in dit document opgenomen informatie.