Hoe herken je een spookfactuur?

Er bestaat een kans dat je een aanbieding krijgt in de vorm van een factuur. Of je doet zaken met een debiteur die niet is wie hij zegt, waardoor je goederen en/of diensten levert zonder dat je betaald krijgt. Hoe voorkom je dat je slachtoffer wordt? In dit artikel hebben wij een aantal nuttige tips op een rij gezet.

Er zijn 2 soorten spookfacturen

  • Een aanbieding in de vorm van een factuur. Uit de kleine lettertjes blijkt dat het gaat om een aanbieding. In dit geval hoef je niet te betalen en het nemen van maatregelen is ook niet nodig.
  • Een echte factuur zonder tegenprestatie. Je ontvangt de factuur zonder dat je opdracht hebt gegeven tot levering van goederen of een dienst. Het kan zijn dat er sprake is van een administratieve vergissing of fraude

In bovenstaande gevallen is het van belang om te vragen aan de afzender waarom je de factuur hebt ontvangen. Zonder een bewijs van jouw opdracht kan er nooit van je verplicht worden om de betaling te voldoen.

Hoe kan je een spookfactuur herkennen?

Spookfacturen zijn vaak lastig te onderscheiden van echte facturen. Let daarom goed op de volgende punten bij het beoordelen van een factuur: 

  • Wie is de afzender van de factuur? Ga na of je de afgelopen tijd één of meerdere bestellingen hebt geplaatst bij de afzender. Zoek informatie over de afzender op het internet en bij twijfel, neem contact op met de afzender.
  • Check het order- en/of factuurnummer op de factuur. Controleer in jouw administratie of je een inkooporder of orderbevestiging vindt die overeenkomt met de factuur.
  • Controleer het e-mailadres waarmee de factuur is verzonden en of deze de juiste domeinnaam bevat. Fraudeurs gebruiken vaak domeinnamen die erg lijken op het origineel. De verschillen kunnen nihil zijn, let daarom extra goed op. 
  • Aan wie is de factuur gericht? Bij een spookfactuur wordt vaak een algemene aanhef gebruikt en niet aan een persoon gericht.
  • Bij spookfacturen gaat het vaak om relatief kleine bedragen. De fraudeur gaat er vanuit dat je facturen met kleine bedragen niet uitvoerig controleert.
  • Controleer of het bankrekeningnummer op de factuur voorkomt in jouw administratie. Wees met name alert op buitenlandse bankrekeningen. Fraudeurs maken hier veelvuldig gebruik van.
  • Spookfacturen kan je vaak herkennen aan de kleine lettertjes. Er staat bijvoorbeeld: 'Dit is een aanbieding, geen factuur' of het woord ‘offerte’ wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: 'Indien u met deze offerte akkoord gaat...'.

Loop geen risico en onderneem met zekerheid

Een kredietverzekering beschermt jouw onderneming tegen schade die je oploopt door onbetaalde facturen. Jouw klant kan bijvoorbeeld failliet gaan, of zich financieel amper boven water houden. Onbetaalde facturen komen niet alleen voor bij onbekende of nieuwe klanten, bijna 50 procent van alle non-betalingen ontstaan bij afnemers waarmee je een stabiele relatie hebt opgebouwd. Met een kredietverzekering krijg je alsnog je geld als jouw klant niet in staat is om te betalen. Zo wordt ondernemen ineens een heel stuk aantrekkelijker en kan jij je focussen op dat waar je als ondernemer het beste in bent.

Wil je weten of een kredietverzekering past bij jouw onderneming?

Wij vertellen je graag meer over onze diensten en helpen je deze optimaal samen te stellen